Toplantı Ve Sunu Teknikleri

Yanıt Açıklaması: Veri konferansı, katılımcıların uygulama paylaşımlarını sağladıkları sanal toplantı biçimini ifade etmektedir.

Yanıt Açıklaması: Etkin olmayan toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantıların etkin olamamasının bir diğer nedeni ise hazırlığın yetersizliği olarak adlandırılmaktadır. Önceden belirlenmiş amaçların olmadığı, karar alınacak konularda toplantının gündemine ilişkin arka plan bilgisinin yeterince sunulmadığı ve katılımcıların toplantı hakkında yeterince yönlendirilmediği toplantıların sonunda bir tatminsizlik duygusu yaşanmaktadır. Etkin olmayan toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğü ve toplantıyla ilgili tasarlanmamış bilgilerin dolaşımını sağlar. Etkin olmayan toplantıların nedenlerinden birisi de, uygun olmayan çevredir. Bir toplantının verimliliğini etkileyen en önemli ögelerden biri fiziksel çevredir. Bazı oturma düzenleri ve masa biçimleri özgür ve açık katılıma olanak verirken, bazıları bu durumu engellemektedir. Herkese söz hakkı verilmesi tam tersine toplantının etkili geçmesine neden olabilecek bir özelliktir.

Yanıt Açıklaması: Örtük program, toplantının amaçları dışındaki öğrenme sürecini ifade etmektedir. Örneğin, katılımcılar toplantı amaçları dışında ekip olma deneyimini yaşar, farklılıklara saygı gösterir ve örgütte çalışan kimseleri yerine getirdikleri fonksiyonları dışında da tanımaya başlar.

Yanıt Açıklaması: Toplantı amacı belirlenirken uyulması gereken ilkeler şu şekilde ifade edilebilir; -Toplantı amacı açık, seçik ve herkes tarafından anlaşılır olmalıdır -Toplantı amacı gerçekçi olmalıdır -Toplantı amacı yazılı bir şekilde oluşturulmalıdır -Toplantı amacı tüm katılımcılara duyurulmalıdır

Yanıt Açıklaması: Toplantı Türü O¨nerilen Maksimum Katılımcı Problem çözme toplantıları Beş ya da daha az katılımcı Karar alma toplantıları Beş ya da daha az katılımcı Problem tanımlama toplantıları Maksimum 10 katılımcı. Daha fazla katılımcı sayısı süreci çıkmaza sokabilir. Eğitim Seminerleri O¨zellikle uygulamalı eğitimler için maksimum 15 katılımcı Bilgilendirme amaçlı toplantılar Etkileşimi sağlamak için maksimum 30 katılımcı İnceleme ya da sunum toplantıları Etkileşimi sağlamak için maksimum 30 katılımcı Motivasyon toplantıları Katılımcı sayısı limitsizdir. Bu tür toplantılarda katılımcı sayısının yüksek olması tercih edilir.

Yanıt Açıklaması: Toplantıların değerlendirilmesinde aşağıdaki uygulamalar katkı sağlayacaktır: -Katılımcıların her birinden toplantıyla ilgili duygu ve düşüncelerini özetleyen bir konuşma yapmalarını ya da büyük boyuttaki bir kağıda her birinin düşüncelerini yazmalarını istemek. -Her katılımcıdan toplantının en güçlü ve en zayıf geçen anlarıyla ilgili örnekler vermelerini istemek. -Bir değerlendirme anketi hazırlayarak toplantı sonunda katılımcılara dağıtmak. -Katılımcılara toplantıda en çok akıllarında kalan bilgilerin neler olduğunu sormak. -Toplantının başında katılımcılardan toplantıyla ilgili umut ve korkularını küçük kağıtlara yazmalarını istemek ve bu kağıtları duvara asarak toplantı sonunda bir karşılaştırma yapmalarını sağlamak. Sonrasında hangi beklentilerinin gerçekleştiğini ve hangi kaygılarının çözüldüğünü sormak. -Toplantı başında katılımcılardan elde edilen beklentilerin bir listesini yapmak ve toplantı sonunda toplantının amaçları ve sürecini bu beklentiler açısından sorgulamalarını sağlamak. Ne var ki soy ağacını inceleyip değerlendirme yapmak toplantıları değil kişiler hakkında ön yargılar doğurabilecek zararlı sonuçlar ortaya çıkarabilir

Yanıt Açıklaması: Yönetim Kurulu Toplantıları: Bu toplantılar ihtiyaç olduğu zamanlarda veya haftanın ya da ayın belirli günlerinde periyodik olarak yapılabilmektedir.

Yanıt Açıklaması: Toplantı yönetimi için konsensüs oluşturmaya dayalı en ideal rolün kolaylaştırıcılık olduğu düşünülmektedir.

Yanıt Açıklaması: Şirketlerin toplantı organizasyonları şirket içerisinde sadece etkinliklerin organizasyonundan sorumlu etkinlik yönetimi departmanları ya da işletme içerisindeki çe­şitli departmanlar tarafından düzenlenebilmektedir. Genelde etkinlik yönetim departmanları dı­şında işletmelerde toplantıların organizasyonundan sorumlu departmanların yönetim, satı­ş ve pazarlama, halkla ilişkiler ve iletişim, insan kaynakları ve eğitim departmanları olduğu görülmektedir. Ancak günümüzde çoğu işletme toplantılarını PKO’lardan hizmet satın alarak gerçekleştirmektedir.

Yanıt Açıklaması: Rollerin belirsizliği kimin neden sorumlu olduğunun bilinmemesidir. Konforizm, belirli kişilerin sürekli aynı rollerde olmasıdır. Sosyal kaytarma ekibin gereğinden fazla büyük oluşu ve üyelerin katkılarının azalışıdır. Hazıra konma bir üyenin grubun kalabalığından yararlanarak, başkalarının fikirlerini kendininmiş gibi yansıtmasıdır.

Yanıt Açıklaması: RSS feeds – Diğer sayfaları beslemek için sürekli değişen çevrimiçi içeriği yayınlayan ortamdır.

Yanıt Açıklaması: Toplantı Oturum Başkanının (Kolaylaştırıcının) Sorumlulukları Toplantı amaçları, toplantı zamanı, meka^nın belirlenmesi, katılımcıların davetedilmesi, konuşmacı gibi özel konukların davet edilmesi ve gerekli ise konaklama ve yiyecek-içecek hizmetlerinin planlanması ve koordinasyonunun sağlanması, Toplantı kapsamında açık bir iletişim beklentilerinin karşılanması, toplantı protokollerinin sağlanması, toplantı kaynaklarının ve donanımın, tüm toplantı takımının toplantı gününde ve zamanında toplantı meka^nında hazır bulunmasını sağlamak ve bu süreci yönetmek, Toplantı gündemi aracılığı ile toplantı sürecinin yönetilmesi ve liderlik rolünü üstlenerek toplantının kolaylaştırılması. Tüm katılımcıların toplantıya eşit derecede katılım sergileyebilmesi için fırsatların verilmesini sağlayarak tartışmaları yönetmek ve rehberlik etmek. Toplantı tartışmaları, beyin fırtınası oturumları ve mini workshoplar için fikir vestratejilerin desteklenmesi.

Yanıt Açıklaması: Toplantılarda en önemli unsur güven ortamının sağlanmasıdır. Bu nedenle, hem bireyleri hem de ekipleri tanıyıp, ödüllendirmek gerekir. Toplantılarda tüm ekibin katılımını sağlamak ve her bir bireyin özgüvenini arttırmak gerekmektedir. İletişimin özgür ve şeaf biçimde gerçekleşmesi, yapıcı ilişkilerin desteklenmesi ve misyona odaklanılması bu kapsamdadır. Kişilerin belirli bir konuya ilişkin farklı algı, tutum ve yaklaşımlara sahip olmaları toplantıların gidişatı açısından kimi zaman engel oluşturmaktadır. Bu nedenle, toplantıyı yöneten kimselerin sunduğu ana akım görüşlere itaat beklenebilir. Oysa bu durum, yeni fikirlerin ortaya çıkmasını, kişilerin toplantıya etkin katılımlarının sağlanmasını ve örgütsel çok sesliliği engellemektedir. Toplantılarda yaşanan sorunlardan biri de toplantı gündeminden uzaklaşmaktır. Toplantılarda gündemin kolayca anlaşılması, odaklanılması ve görüş alışverişinde bulunulması için diyalog temelli bir ortam yaratılması önerilmektedir.

Yanıt Açıklaması: Fiziksel olarak aynı ortamda bulunmayan, arada mesafe olması nedeniyle yapılan konferansların genel ismi Sanal Toplantıdır.

Yanıt Açıklaması: Teşvik seyahati toplantıları: İş toplantıları ile tatilin birleştirildiği; müşteriler, satış elemanları, aracılar ve personele dönük yapılabilen toplantılardır.

Yanıt Açıklaması: Liderler, bir toplantıda planlama, örgütleme, yöneltme ve denetleme başta olmak üzere yönetim fonksiyonlarının tümünü yerine getiren kişidir.

Yanıt Açıklaması: Toplantıların başarısı gerçekleştiği çevre ve katılımcı grubunun özelliklerine bağlıdır. Toplantıya kayıtsız olmak, duyguları gizlemek, kendi özel amaçlarını izlemek ve baskı altında olmaları etkisiz grubun özellikleriyken yapıcı olmak etkili grubun özelliğidir.

Yanıt Açıklaması: Konferans aramaları olarak da bilinen audio konferanslarda üç ya da daha fazla kişinin telefon ya da internet kanalıyla birbirlerine bağlanarak toplantı yapmalarını ifade eder. Kongre sayı olarak büyük katılımcı ve grupların belirli aralıklarla ve düzenli olarak, daha önceden saptanmış bir konuyu tartışmak üzere bir araya gelmeleridir. Seminer bir araştırma alanında uzmanlaşmış katılımcı ve grupların yine alanda uzman bir kişi rehberliğinde bir araya gelerek kullanıcılara ders, sunum, bilgilendirme ve tartışma yoluyla eğitim vermeleridir. Video konferans, en basit ifadesiyle, iki ya da daha fazla farklı yerdeki insanın aynı video, ses ya da veriler kombinasyonundan eş zamanlı olarak yararlanmasını ve iletişime geçmesini ifade etmektedir. Veri konferansı, katılımcıların uygulama paylaşımlarını sağladıkları sanal toplantı biçimini ifade etmektedir.

Yanıt Açıklaması: Ulaşım hizmetleri, program bileşeni dışındaki bir bileşendir.

Yanıt Açıklaması: Başat karakter: Kendisini konunun uzmanı olarak gören ve kendi görüş ve bakış açısını diğerlerinin yaklaşımlarından üstün gören kimseleri betimlemektedir. Bu kimselere, toplantılara hazırlık aşamalarında herkesi kapsamak üzere oluşturulan kuralları hatırlatmak yerinde olacaktır. Bu tutumunuzu güçlendirmek için örneğin, toplantı odasında her bir katılımcıyla ayrı ayrı ilgilenerek en az üçer dakika konuşmalarını sağlamak etkili olacaktır. Bu kişiler," bu konudaki her şeyi biliyorum" ve "Ne düşündüğümü söylememe izin verin..." gibi cümlelere başvurmaktadır.