Mesleki Yazışmalar

Yanıt Açıklaması: Etkili bir ilanın hazırlama ilkelerinde şunlara dikkat edilmelidir: • İlan başlığı açık ve net olmalıdır. İlanların pek çoğu “Dikkat” sözcüğü ile başlar ancak bu giriş genellikle etkili olmaz. Bunun yerine mesajın özünü belirten “Personel Toplantısı”, “Geleneksel Futbol Maçı” gibi başlıklar kolay göze çarpar ve ilanın konusunu açıkça belirtir. • İlanda verilecek mesaj ne eksik ne de fazla olmalıdır. Çünkü kısa olsun diye gereğinden az yazılırsa mesaj eksik kalabilir, okuyucu anlamayabilir. Uzun olursa da ayrıntılar arasında gerçek mesajı vermek güçleşir ve kişi okurken sıkılır. Bu nedenle mesajın kısa ve anlaşılır olması gerekir. Daha fazla bilgi alınabilmesi için referans kişinin adı, adresi ya da telefon numarası yazılarak ilan ayrıntılardan arındırılabilir. • İlan yazılırken satır aralarının açık olmasına, üstte, altta ve yanlarda boşluk bırakılmasına dikkat edilmelidir

Yanıt Açıklaması: İstifa etmek zor, hassas bir karardır ve oldukça da zorlu bir süreçtir. Bu sebeple istifa süreci profesyonelce yürütülmelidir. Çeşitli görev ve pozisyonlardan istifa etmek istediğimizde bunu bir yazı ile yapmalıyız. Herhangi bir vakıf, dernek üyeliği ya da başkanlığından istifa etmek söz konusu olabildiği gibi iş yerinden de istifa edilebilir. İstifa ederek ayrıldığınız halde aynı iş yerine tekrar geri dönebilir ya da çalışma arkadaşlarınızın referanslarına ihtiyaç duyulabilirsiniz. Bu nedenle istifa etme sebebiniz her ne olursa olsun istifa yazısı yazarken dikkatli, özenli ve olumlu olunmalıdır. İstifa yazısında öncelikle; işe başlanılan tarih, çalışılan pozisyonun adı, istifanın bildirildiği tarih belirtilmelidir. Yazı; insan kaynakları müdürlüğüne hitaben; ya da genel müdürlüğe yazılır. Yazıda kullanılan dil önemlidir. Şirkette edinilen bilgi ve deneyimden bahsedilir. Çalışma arkadaşlarına ve yöneticilere teşekkür edilir. Ayrılış tarihi belirtilir. Gelecekte gerekli durumlarda yardımcı olabileceği belirtilir Çalıştığınız firmadan istediğiniz anda istifa yazısı yazıp ayrılamazsınız. İstifa sürecinde dikkat edilmesi gereken bir takım prosedürler vardır. İstifa yazısının; • 6 aydan az süredir çalışılıyorsa 2 hafta önceden; • 6 ay ile 1.5 yıl arası çalışıldıysa 4 hafta önceden; • 1.5 yıl ila 3 yıl arası çalışıldıysa 6 hafta önceden, • 3 yıldan fazla çalışıldıysa 8 hafta önceden verilmesi gerekir.

Yanıt Açıklaması: Kişi ve kurum arasında ticari amaçla yazılan yazıya iş yazısı denir. İş yazısına “iş mektubu” denildiği de görülür. İş yazıları, resmî yazılarla özel yazıların dışında kalan yazılar olup genel olarak özel sektör firmaları tarafınca kullanılan bir yazışma türüdür. İş yaşamında kişiler arasındaki iletişimin ve iş ilişkilerinin devamlılığını sağlaması açısından iş yazılarına ihtiyaç duyulur. İş yazılarının kamu kurumlarında uygulanan resmî yazılar gibi belirli bir düzen ve kurallar disiplini içinde uygulanma zorunluluğu yoktur, tek tip değildir. Günümüz iş hayatında yazılı iletişimin neredeyse tamamen elektronik ortamda yapıldığı gerçeğinden hareketle hem teknolojinin geldiği nokta hem de zamandan ve kağıttan tasarruf nedeniyle iş yazışmaları elektronik ortamda hızlı bir şekilde aktarılmakta; çok fazla şekil şartına bağlı kalmaksızın mesajlar kısa ve net bir şekilde ilgili kişilere iletilmektedir. Doğru yanıt C'dir.

Yanıt Açıklaması: Tekit Yazısı;“Tekit” sözcüğü sağlamlaştırma, pekiştirme, vurgulama gibi anlamlar içermektedir. Resmî yazışma esasları çerçevesinde tekit, daha önce yazılıp gönderilmiş resmî yazıya bir karşılık alınamaması ya da bu yazının gereklerinin yerine getirilmemesi durumunda, önceki yazıyı anımsatmak ya da yinelemek anlamında yazılan yazıdır.

Yanıt Açıklaması: Aynı elektronik mektubu birden çok kişiye gönderirken, gönderdiğimiz adreslerin başkaları tarafından görülmesine engel olmalıyız. Çoklu gönderilerde adresleri giden ya da bilgi satırına değil, gizli satırına yazmalıyız. Doğru cevap D seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması: İlan, memorandum, özgeçmiş ve referans yazısı özel yazı türlerindendir. Şartname ise resmî yazı türlerinden biridir.

Yanıt Açıklaması: Referans (Tavsiye) Yazısı Kamu kurumlarında veya özel kurumlarda, bir işe ya da örgüt içerisinde bulunan bir kademeye birini önermek ve tavsiye etmek için yazılan yazılara referans (tavsiye) yazısı denir. İnsanların acılı günlerinde, acılarını paylaşmak ve teselli etmek amacıyla yazılan yazılara başsağlığı (taziye) yazısı denir. İlan, kişilerin bir konuya dikkatini çekmek, etkili olmak ve hızlı sonuç alabilmek için yazılan kısa yazılardır. Yönetimin şirket çalışanlarına bilgi vermek ya da talimatlarda bulunmak amacıyla yazdıkları yazılara memorandum denir. Doğru cevap B

Yanıt Açıklaması: O¨nsöz: Yapılan çalışmanın ve hazırlanan raporun kısaca tanıtılıp takdim edildiği,raporun hazırlanması sırasında yardım ve katkıda bulunanlara teşekkür edilen, gerekiyorsa raporun hazırlanmasında karşılaşılan güçlüklere değinilen bölümdür.

Yanıt Açıklaması: Etkili bir şikayet yazısı yazabilmek için şu hususlara dikkat edilmelidir: • Yazı çok uzun tutulmamalı, karşı tarafı okurken sıkmamalıdır. • Şikayet konusu kısa ancak yeterince açık ifade edilmelidir. • Şikayete konu olan durum açıkça ve olduğu gibi aktarılmalıdır. • Durum aktarılırken cümleler mantıklı bir sıra izlemelidir. • Hakaret veya kızgınlık belirtisi gösteren cümlelere yer verilmemelidir. • Hangi durumda olursa olsun nazik bir dil kullanılmalıdır. • İstenirse garanti belgesi, fatura vb. dokümanların fotokopileri yazıyla birlikte gönderilmelidir. • Şikayet yazısında firma hakkında olumsuz genelleme yapmaktan kaçınılmalıdır. • Yazı firma ile ilişkileri bozmayacak bir şekilde yazılmalıdır. • Firmanın hızlı geri bildirim yapabilmesi için telefon numarası, e-posta, iş adresi, ev adresi vb. iletişim bilgileri yazılmalıdır. • İlk yazıda sorun çözülmeyip; geri bildirim de yapılmadıysa; şikayet konunuzun önemine göre “Hukuki yollara başvurulacağına” dair ifadelerin yer alacağı ikinci  bir yazı yazılmalıdır.

Yanıt Açıklaması: Tasdik blokunda sırasıyla “aslının aynısıdır” sözcükleri, tarih, onaylayanın un­vanı, adı ve soyadı bulunur.

Yanıt Açıklaması: Geniş kapsamlı dağıtımlar veya duyurular söz konusu olduğunda yazılan bir yazı türüdür. Resmî yazı türlerinden “Genelge”nin karşılığı olan sirküler bazı firmalarda “Tamim” gibi farklı isimler altında da kullanılır. Sirküler, çok sayıda kişi/firmaya aynı anda bir faaliyeti, bir haberi veya bir değişikliği duyurmak amacıyla yazılır.

Yanıt Açıklaması: Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir belgeden örnek çıkar­tılması halinde, örneğin uygun bir yerine ASLI GİBİDİR ibaresi konulur. Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması halinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleş­tirilir. Bu Yönetmeliğin Üçüncü Bölümünde belirtilen unsurlara çıktı üzerinde yer ve­rilememesi durumunda, çıktı üzerinde yer almayan unsurlara belgenin üstveri çıktısında yer verilir. Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış belgelerin elektronik ortam­da kaydedilmesi, gönderilmesi ve dosyalanarak saklanması esastır.

Yanıt Açıklaması: Memorandum sözcüğünün anlamı “hatırlanacak şey” anlamına gelmektedir. Yalnızca şirket içinde önceden hazırlanmış formlara yazılır. Formların üzerine “memorandum” başlığı basılır.

Yanıt Açıklaması: İnsanların acılı günlerinde, acılarını paylaşmak ve teselli etmek amacıyla yazılan yazılara taziye yazısı denir. Doğru yanıt A’dır.

Yanıt Açıklaması: Bir iş yazısında bulunması gereken ana bölümlerden biridir. Yazıyı imzalayacak olan kişi veya kişileri belirten bölümdür.  İmza ad ve soyadın üstüne atılır. Doğru yanıt C'dir.

Yanıt Açıklaması: İş yazıları iletilmek istenen mesaja göre aşağıdaki gibi türlere ayrılır: • Sirküler • Sipariş Yazısı • Gönderme Yazısı • İstek Yazısı • Üsteleme (Tekit) Yazısı • Doğrulama (Teyit) Yazısı • Takip Yazısı • Teklif Yazısı • Şikayet Yazısı • Cevap Yazısı • Reklam ve Satış Yazısı • Red/Kabul Yazısı

Yanıt Açıklaması: Tebrik yazıları bayram, yılbaşı, nişan, düğün, nikah, doğum, kuruluş yıldönümü, açılış günü, yeni bir göreve atanma vb. anları paylaşmak amacıyla yazılır.