Mesleki Yazışmalar

Yanıt Açıklaması: Metinle ilgili bir konuda ilave bir bilgi belirtilmek isteniyor ancak bunu metnin içinde gösteremiyorsak “Not” olarak belirtebiliriz. Doğru cevap B'dir.

Yanıt Açıklaması: Şartname bir işin yapılmasıyla ilgili işi yaptıran kişi veya kurum ile işi yapan kişi veya kurum arasındaki karşılıklı kabul edilen şartları gösteren bilgidir.

Yanıt Açıklaması: Gönderme yazılarında dikkat edilecek hususlar şunlardır: • Gönderme işleminin hangi ulaşım aracı ile yapıldığı belirtilmelidir. • Gönderme işleminin ne zaman yapıldığı açıkça belirtilmelidir. • Muhtemel teslim alma zamanı ve şartlarından bahsedilmelidir. • Gönderme işleminin nereye yapıldığı belirtilmelidir. • Gerekiyorsa alındığının bildirilmesi istemine yer verilmelidir. • Varsa ulaşım sigortası veya muhtemel aksaklıklar ile ilgili bilgi verilmelidir. Doğru cevap B'dir.

Yanıt Açıklaması: Fimaların birbirlerine yazdıkları sirküler konuları şunlardır: Yöneticilerin veya ortakların değişikliklerinde; Üretilen mal ve hizmet türünde değişiklik yapıldığında; Yeni bir şube/bayi açıldığında veya kapatıldığında; Firma adresinde, unvanında, faks, telefon, e-posta ve elektronik ağ adresinde değişiklik olduğunda; Yönetici atamalarında, görevden ayrılmalarda; Firma devredildiğinde veya devr alındığında; Başka firmalarla birleştirildiğinde veya dağıldığında. Diğer şıklarda belirtilen konular firma içi duyuru niteliğinde kullanılan sirküler konuları arasında yer almaktadır.

Yanıt Açıklaması: Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Doğru yanıt B'dir.

Yanıt Açıklaması: İş isteme konusu istek yazılarında; Ödül, teklif, tebrik vb. kabul etme ise cevap yazılarında ele alınmaktadır. Atamalar, ayrılmalar ve Toplantı duyurularında geniş kapsamlı dağıtımlar veya duyurular söz konusu olduğu için bu konular Sirküler konularıdır.

Yanıt Açıklaması: Gizlilik dereceleri önem sırasına göre şöyle sıralanır: Çok gizli, gizli, özel, hizmete özel.

Yanıt Açıklaması: Reklam ve Satış Yazısında, satılacak ürünün veya hizmetin üstünlüklerinden en önemlileri ve çarpıcı olanları özellikle belirtilmelidir. Söz konusu üstünlükler; ürünü deneme olanakları, ürün garanti kapsamı, süresi, servisi vb. potansiyel müşterinin güvenini sağlamaya, onu ikna etmeye yönelik olmalıdır. Doğru cevap E seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması: Bir tarih belirtilmediyse e-postalara görgü kurallarına göre en fazla 3 gün içinde cevap verilmesi gerekir.

Yanıt Açıklaması: İstifa etmek zor, hassas bir karardır ve oldukça da zorlu bir süreçtir. Bu sebeple istifa süreci profesyonelce yürütülmelidir. Çeşitli görev ve pozisyonlardan istifa etmek istediğimizde bunu bir yazı ile yapmalıyız. Herhangi bir vakıf, dernek üyeliği ya da başkanlığından istifa etmek söz konusu olabildiği gibi iş yerinden de istifa edilebilir. İstifa ederek ayrıldığıız halde aynı işyerine tekrar geri dönebilir ya da çalışma arkadaşlarınızın referanslarına ihtiyaç duyulabilirsiniz. Bu nedenle istifa etme sebebiniz her ne olursa olsun istifa yazısı yazarken dikkatli, özenli ve olumlu olunmalıdır. İstifa yazısında öncelikle; işe başlanılan tarih, çalışılan pozisyonun adı, istifanın bildirildiği tarih belirtilmelidir. Yazı; insan kaynakları müdürlüğüne hitaben; ya da genel müdürlüğe yazılır. Yazıda kullanılan dil önemlidir. Şirkette edinilen bilgi ve deneyimden bahsedilir. Çalışma arkadaşlarına ve yöneticilere teşekkür edilir. Ayrılış tarihi belirtilir. Gelecekte gerekli durumlarda yardımcı olabileceği belirtilir. Çalıştığınız firmadan istediğiniz anda istifa yazısı yazıp ayrılamazsınız. İstifa sürecinde dikkat edilmesi gereken bir takım prosedürler vardır. Doğru cevap E.

Yanıt Açıklaması: İş yazısı belli amaçlar için yazılır. Bunlar; bilgi almak, fiyat öğrenmek, rezervasyon yaptırmak, sipariş vermek, ödemelerde bulunmak, anlaşma yapmak, iş teklifinde bulunmak gibi amaçlardır.

Yanıt Açıklaması: Yazıyı gönderen kuruluşa ait bilgileri kapsayan adres değil başlık bölümüdür.

Yanıt Açıklaması: • Gönderme tuşuna basılmadan önce yazı son kez kontrol edilmelidir. • Konu (subject) bölümüne açıklayıcı bilgi yazılmalıdır. Her gün yüzlerce e-posta alan kişiler için e-postaların okunması zaman alan bir iştir. Bu nedenle e-postaların “konu” kısmı mutlaka kısaca belirtilmelidir. Böylece alıcıya, eğer ilgilenmiyorsa, okumadan silme fırsatı vermiş oluruz. Çok genel, anlaşılmaz konu başlıkları kullanılmamalıdır. Örneğin “Rapor” yerine “Aralık ayı bilanço raporu” şeklinde yazmak daha uygundur. • Elektronik postada büyük harf kullanılmamalıdır. Büyük harf “bağırmak”, karşıdakine sert bir ifade kullanmak anlamına gelir. Kağıda dayalı yazışmalarda da yazının tamamını büyük harfle yazmayız. Gerekli gördüğümüz yerlerde (başlık vb) büyük harfleri kullanırız. Eğer bir şeye vurgu yapmak istiyorsak <…> işaretleri arasına yazmalıyız. • Diğer iş mektuplarında kullanılan hitap ve saygı ifadelerini e-posta yazımında da kullanılmalıdır. Sayın Ahmet Güler, Sevgili Belgin gibi. • Selam yerine slm, teşekkür yerine tşk. gibi kısaltmalar ya da şekilli ifadeler (J gibi) kullanılmamalıdır. İş çevrelerinde bu tip uygulamalar profesyonellikle bağdaştırılamaz. Dolayısıyla özellikle kurumsal e-postalarda mümkün olan en formel yöntem kullanılmalıdır. • Yazım kurallarına ve noktalama işaretlerine uyulmalıdır. • Türkçe karakter yazımına dikkat edilmelidir. • Çalışılan şirketin e-posta adresi kullanılmalıdır. • Aynı elektronik mektubu birden çok kişiye gönderirken, gönderdiğimiz adreslerin başkaları tarafından görülmesine engel olmalıyız. Çoklu gönderilerde adresleri giden ya da bilgi satırına değil, gizli satırına yazmalıyız. • Elektronik postayı gönderdiğiniz kişiye en son ne zamana kadar cevap vermesi gerektiğinin de belirtilmesinin önemli unsurlardandır. • Bir tarih belirtilmediyse e-postalara görgü kurallarına göre en fazla 3 gün içinde cevap verilmesi gerekir.

Yanıt Açıklaması: Çalışma süresi 6 ay ile 1.5 yıl arası çalışıldıysa 4 hafta önceden istifa yazısı verilir.

Yanıt Açıklaması: Yazının gönderildiği günü belirten bölümdür. Tarih; • Başlığın sol satırından iki satır aşağıya “sayı”nın hizasına ve sağ marjda yazılır. • İstenirse tarihin önüne il önüne il yazılabilir. (Örnek: Ankara, 03/09/2016)

Yanıt Açıklaması: Ancak dikkat çekilecek diye “Tebrikler! Dünya turu kazandınız” gibi inandırıcı olmayan ifadelere yer verilmemelidir.

Yanıt Açıklaması: Etkili bir şikayet yazısı yazabilmek için şu hususlara dikkat edilmelidir: Yazı çok uzun tutulmamalı, karşı tarafı okurken sıkmamalıdır. Şikayet konusu kısa ancak yeterince açık ifade edilmelidir. Şikayete konu olan durum açıkça ve olduğu gibi aktarılmalıdır. Durum aktarılırken cümleler mantıklı bir sıra izlemelidir. Hakaret veya kızgınlık belirtisi gösteren cümlelere yer verilmemelidir. Hangi durumda olursa olsun nazik bir dil kullanılmalıdır. İstenirse garanti belgesi, fatura vb. dokümanların fotokopileri yazıyla birlikte gönderilmelidir. Şikayet yazısında firma hakkında olumsuz genelleme yapmaktan kaçınılmalıdır. Yazı firma ile ilişkileri bozmayacak bir şekilde yazılmalıdır. Firmanın hızlı geri bildirim yapabilmesi için telefon numarası, e-posta, iş adresi, ev adresi vb. iletişim bilgileri yazılmalıdır. İlk yazıda sorun çözülmeyip; geri bildirim de yapılmadıysa; şikayet konunuzun  önemine göre “Hukuki yollara başvurulacağına” dair ifadelerin yer alacağı ikinci  bir yazı yazılmalıdır Doğru cevap C'dir.

Yanıt Açıklaması: Aktarılması gereken bilgi uzun ise; yeni bir binaya taşınma ya da başka şirketlerle birleşme gibi büyük politika değişiklikleri hakkında ayrıntıları bildirmek, yeni uygulamaları tanıtmak, kullanılacak yeni bir teknoloji ile ilgili kullanma talimatlarını duyurmak gibi amaçlarla A4 boyutu kullanılır. A5 boyutu ise yeni bir uygulama hakkında kısa ve öz talimatlar vermek, tek bir maddeden oluşan bir bilgi iletmek; çalışanlara bazı kural ya da düzenlemelerin varlığını hatırlatmak, bilgi ve öneri rica etmek gibi kısa mesajları iletmek için kullanılır.M emorandumda mutlaka tarih ve kısa bir konu başlığı yazılır . İlk paragrafta kısaca bilgi ya da talimata zemin hazırlanır, ikinci paragrafta ise metinde asıl mesaj verilir. Memorandumda birden fazla veya karmaşık konu ele alınmaz. Memorandumda ana başlık, gönderen ve gönderilen başlıkları, tarih ve referans, konu başlığı, metin kısmı ve gönderenin parafı bulunur. Şirketin adı ve adresi yazılmaz. Doğru cevap C.

Yanıt Açıklaması: Resmi yazı türleri: Dilekçe, tutanak, sözleşme, şartname, müzekkere, tekit, tezkere, mazbata, genelge, vekaletname, form, rapor.

Yanıt Açıklaması: İyi bir sipariş yazısında bulunması gereken ilkeler şunlardır: Talep edilen ürün veya hizmetle ilgili miktar, cins, kalite, renk, stok numarası vb. bilgiler Ödemenin nasıl yapılacağı (peşin, vadeli, çek vb.) Ödemenin ne zaman yapılacağı Ürünün ne zaman ve nereye gönderilmesinin istendiği Nakliye ile ilgili bilgiler Ürünün ambalaj şekli Siparişi veren firmanın açık adres, telefon, faks, e-posta bilgileridir.