Seçmeli Ara Sınav - Dosyalama Arşivleme

Soru 1:

Aşağıdakilerden hangisi ‘Dosyalama süreçlerinin aşamaları’ arasında yer almaz ?

A) Fihrist hazırlanması B) Dosyanın izlenmesi C) Dosyanın etiketlenmesi D) Dosyanın kontrol edilmesi E) Dosyanın imha edilmesi

Soru 2:

Aşağıdakilerden hangisi kayıt yönetimini oluşturan etkinliklerden değildir ?

A) Belgelerin depolanması B) Belgeleri çoğaltma C) Belgelerin yazılması D) İmha programlarının oluşturulması E) Dosya transferi

Soru 3:

Aşağıdakilerden hangisi ‘Dosyalama ve Arşivleme’nin işlev ve faydaları arasında sayılamaz ?

A) Örgüt içerisinde yönetimin elini güçlendirir. B) Örgüt içerisindeki kayıtların tutulmasını sağlar. C) Örgüt içerisindeki yönetsel faaliyetleri sağlar. D) Örgüt içerisinde etkin iletişimi sağlar. E) Örgüt içerisinde yapılan yazışmaların takibini sağlar.

Soru 4:

Aşağıdakilerden hangisi bir elektronik belgenin bütünlük özelliklerinden değildir ?

A) Riskler B) Saklama Süreleri C) Saklama Şekilleri D) İzlenebilirlik E) Uygulama Kuralları

Soru 5:

I. İletişim tarzı II. İletişim formu III. İletişim durumu IV. Muhafaza şekli Bir elektronik belgenin özgünlüğünü yukarıdakilerden hangisi veya hangileri belirlemektedirler?

A) Yalnız I B) I ve III C) I, II ve III D) I, II ve IV E) I, II, III ve IV

Soru 6:

aşağıdakilerden hangisi elektronik belge yönetim sisteminin özellikleri arasında yer almaz?

A) Elektronik belgeleri kayıt altına almak, muhafaza etmek ve erişimini sağlamak, B) Belgeleri, birbirleri arasındaki bağlantıları koruyarak yönetmek, C) Belge hakkında tanımlayıcı bilgiler içeren belge üst verisini kayıt altına almak, D) Elektronik belgelerin kanıt niteliğini ve hesap verebilirliğini koruyarak depolamak, muhafaza etmek, E) Belgelere kurum çalışanlarından yalnızca ilgili bir kişinin erişmesine izin vermek,

Soru 7:

Dosyalama sisteminde, aranılan dosyaların nerede olduğunu bulmak ve benzeri ilgili belgeleri kolaylıkla o dosyaya eklemek için kullanılan, günümüzde genelde Excel’de elektronik ortamda hazırlanan haritalama sisteminin kullanılması hangi dosyalama sürecini tanımlar?

A) Belgelerin sınıflandırılması B) Dosyanın saklanması C) Dosyanın güncellenmesi D) Fihrist açılması E) Dosyanın arşivlenmesi

Soru 8:

Aşağıdakilerden hangisinde Arşive gönderilecek belgelerin tanımı doğru bir şekilde ifade edilmiştir?

A) Örgütün kendisinin içinde bulunduğu faaliyetler sonucu ortaya çıkan belgelerdir. B) Örgüt faaliyetleri içerisinde genellikle “en çok ihtiyaç duyulan’ belgelerdir. C) Örgüt faaliyetleri içerisindeki sürecini tamamlayan ve yasal düzenlemeler sebebiyle muhafaza edilmesi gereken belgelerdir. D) Örgütün faaliyetleri ile ilgili işleyişin veya sürecin yer aldığı günlük veya dönemlik belgelerdir. E) Faaliyet süreci içerisinde görevi devam eden belgelerdir.

Soru 9:

Aşağıdakilerden hangisi, örgüt içi faaliyetler sonucunda oluşan tüm belgelerin bölüm ve/veya konu sınıflandırması yapılarak belirli bir standart çerçevesinde oluşturulması işlemine verilen addır?

A) İmha planı B) Sağlama planı C) Danışma planı D) Dosya planı E) Ödünç verme planı

Soru 10:

Aşağıdakilerden hangisi belgelerin özgünlüğünü korumak için alınabilecek muhafaza önlemleri arasında gösterilemez?

A) Depolama teknolojisi uygun olmalıdır. B) Belgelerin aslı kolay erişilebilecek bir konumda depolanmalıdır. C) Belgelerin taşınması için düzenli bir sistem kullanılmalıdır. D) Belgeler düzenli ve güvenli bir şekilde yedeklenmelidir. E) Belgelerin kopyaları kolay erişilebilecek bir konumda depolanmalıdır.

Soru 11:

Aşağıda verilenlerden hangisi dosyalamanın özelliklerinden biri değildir ?

A) Sınıflandırılmışlık B) Basitlik C) Tutarlılık D) Ussallık E) Ekonomiklik

Soru 12:

Dosyalama sürecinde “dosya açılması” aşamasından sonra aşağıdakilerden hangisi gelir?

A) Belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması B) Fihrist hazırlanması C) Dosyanın arşivlenmesi ya da yok edilmesi D) Dosyanın güncelleştirilmesi E) Dosyanın saklanması

Soru 13:

Aşağıdakilerden hangisi elektronik belgelerin bütünlük özellikleri arasında yer almaz?

A) Dönüştürebilirlik B) İzlenebilirlik C) Saklama süreleri D) Riskler E) Uygulama kuralları, standartlar ve yasal yükümlülükler

Soru 14:

Aşağıdakilerden hangisi elektronik imzanın özelliklerinden biri değildir ?

A) Kimlik onaylama B) Veri bütünlüğü C) Kimlik doğrulama D) Verinin yaygın paylaşımı E) İnkar edilmezlik

Soru 15:

Aşağıdakilerden hangisi Elektronik belge yönetimi sistemlerinde üst veri kullanımının kurumlara sağlayacağı yararlar arasında sayılamaz?

A) Belgeler üzerinde yürütülmekte olan işlemlerle ilgili bilgi sağlar. B) Belge bazında işlevleri ortaya koyar, belgeleri başlangıçta belirlenen kurallara göre dizinler, C) Belgeler henüz üretim aşamasındayken dahi bütün erişimi mümkün kılar D) Yetkisi olmayan kurum çalışanlarının belgelere erişmesini ve kullanmasını sınırlandırır. E) İşlevi kalmayan belgelerin belirlenmesine ve böylece depolama maliyetlerinin düşürülmesine yardımcı olur.

Soru 16:

Aşağıdakilerden hangisi dosyalama özelliklerinden olan ve kurumun ihtiyacını karşılayabilecek, dosya başlıkları anlaşılabilen ve diğer dosya başlıkları ile tutarlı bir isimlendirme sistemine verilen addır?

A) Basitlik B) Ekonomiklik C) Transfer kolaylığı D) Tutarlılık E) Ussallık

Soru 17:

Aşağıdakilerden hangisi belge yönetim sistemlerinin sahip olmaları gereken özellikler arasında yer almazlar?

A) Bütün belgeleri düzenli bir biçimde kayıt altına alabilmelidirler. B) Kurumun iş süreçlerini yansıtacak şekilde belgeleri düzenleyebilmelidirler. C) Yetkisi olmayan kişilerin müdahale etmesini engelleyebilmelidirler. D) Belgelere kolay erişim sağlayabilmelidirler. E) Belgeleri belirli aralıklarla olarak kullanıma sunabilmelidirler.

Soru 18:

Aşağıdakilerden hangisi mektup, rapor gibi yazılı belgelerin konulduğu ikiye katlanmış karton veya plastik malzemeden yapılmış bir dosyalama aracıdır?

A) Dosya B) Klasör C) Dosya dolabı D) Kalamoza E) Kavalye

Soru 19:

Aşağıdakilerden hangisi elektronik belge yönetim sisteminin sahip olduğu unsurlardan koruma/güvenlik unsurunun özelliklerinden birisidir?

A) Bütün belgeleri dizinleyebilme B) Depolanmış herhangi bir belgeyi ve sahip olduğu meta veriyi dışarı aktarabilme C) Depolanmış belgeler üzerinde etkili olan bütün önemli olayların kaydını tutabilme. D) Belge ile bir arada olan meta verileri kaydedebilme E) Elektronik olarak depolanmış bütün belgeleri yönetebilme

Soru 20:

Sondaki Asal Sayıya göre yapılan dosyalamada 345 877 23 numaralı bir belgede 23 rakamı neyi göstermektedir?

A) Belgenin yer aldığı dosya numarası B) Dosyanın içinde bulunduğu raf numarası C) Dosyanın içinde bulunduğu klasör numarası D) Dosya konusunun kod numarası E) Dosyanın kurum numarası