Yönetici Asistanlığı

Yanıt Açıklaması: Randevu saatlerini de sabah 10 ile öğleden sonra dört arası sınırlandırdık. Günün ilk ve son saatleri, benim rahatsız olmadan çalışmamı ve Sherly’in gitgide artan sorumlulukları sırasında karşılaştığı soruların cevaplanmasını sağlayacaktı. Bu plan sayesinde sekreterim bütün gün yüksek bir verimle çalışmaya başladı

Yanıt Açıklaması: Çağdaş Sekreterlik Anlayışı: 1. Sekreterlik lise öğreniminden sonra yüksek öğrenim ve mesleki bilgi gerektiren bir meslektir. Sekreter sıfır hata ile çalışmalıdır. 2. Sekreter bir ya da iki yabancı dili konuşabilmelidir. 3. Sekreter, yeri geldiğinde inisiyatif kullanabilir ve yönetici adına bazı kararları verebilir. 4. Sekreter yazıları şekil ve içerik açısından düzenler, imla ve dilbilgisi hatalarını düzelterek yazar. 5. Sekreterin sözlüğünde “Bilmiyorum” sözü olmamalıdır. 6. Sekreter, çeşitli eğitim seminerlerine ve konferanslara gönderilmeli; kendisini geliştirmesi desteklenmelidir. 7. Bilgi-zihin işçisidir. 8. Koşullara bağlı hareket eder. 9. Zamanı değerlendirme becerisi vardır. 10. Rakamların analiz edilmesine yardımcı olur. Doğru cevap B seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması: Dedikodu, bir kimseyi yermeye, çekiştirmeye verilen isimdir. Dedikodu yararsız, insana sadece düşman kazandıran bir kusurdur. Sekreterler iş yerlerinde kişiler ve davranışları hakkında dedikodu yapmaktan, başkaları hakkında ileri geri konuşmaktan kaçınmalıdır. Dedikodu yapmak, bireylerin yeterince olgunlaşmadığının da belirtisidir. Diğerleri ile iyi ilişkilerde bulunmak için onların arkasından konuşulmaması gerekmektedir. Dedikodu, bir işyerinde “biçimsel olmayan iletişim” olarak tanımlanır. Resmi kanallardan alınamayan pek çok haber, dedikodu yoluyla ağızdan ağza dolaşır. Sekreterin “sır saklayan kişi” olduğunu unutmamalı ve bildiği şeyleri kendisine saklamalıdır. Bürolarda dedikoduya meraklı kişilerin bu alışkanlıklarını destekleyici tutumlardan kaçınmak ve dedikoduya alet olmamak en akıllıca yol olacaktır. Sekreter kesinlikle kendi üstlerini veya personelini eleştirmemeli, çekiştirmemeli, onların dedikodusunu etmemeli, diğerlerinin de üstlerini ve çalışma arkadaşlarını çekiştirmesine izin vermemelidir. Yoksa kendisi de eleştirilir, çekiştirilir ve hatta şikâyet edilir.

Yanıt Açıklaması: Osmanlı İmparatorluğunda Divan-ı Hümayun’daki (yani devletin en üst kademesindeki) işler Reissülküttab (yönetici sekreter) ve onun idaresinde bulunan Beylikçinin nezaretinde görülürdü. Ayrıca yöneticilerle umumi kâtip veya mahsus kalem müdürlüğü adında bugünkü adıyla sekreterler çalışmaktaydı.

Yanıt Açıklaması: Sekreter, bürolardaki işlerin düzgün bir şekilde yapılmasını sağlayan, yöneticinin rahat çalışması için telefon konuşmaları, randevu tespitleri, ziyaretçi kabulü, yazışma gibi ayrıntılarla bizzat meşgul olan sempatik, anlayışlı, çalışkan kimsedir. Yönetimde, yöneticiye en çok destek sağlayan ve yardımcı olan kişilerden biri sekreterdir. Sekreter, yöneticinin iş yaşamına giren, yöneticinin imajını olumlu veya olumsuz bir şekilde etkileyen ve hatta yöneticiyi temsil eden, yöneticiyi iyi veya kötü dışa aksettiren ve yöneticiye en yakın olan kişidir. Sekreterler yakınlıkları nedeniyle yöneticilerin özel yaşamını, zaaflarını, alışkanlıklarını, güçlü ve zayıf yönlerini bilen kişilerin başında gelir. Sekreterler örgütsel pozisyonları nedeniyle yönetimin gayri resmi ortaklarıdır.

Yanıt Açıklaması: Takım kurmada en önemli sorun, takımın işinin çözümlenmesi, görevlere ayrılması ve her görevin gerektirdiği çalışan yeterliliğinin ortaya çıkarılmasıdır.

Yanıt Açıklaması: Başarılı Bir Takımın Özellikleri; Katılımlı bir liderlik biçimi, Ortak bir sorumluk, Ortak bir amaç, Olumlu ve yüksek bir iletişim, Görev odaklı bir çalışma, Geleceğe yönelik ve değişmeye açık bir potansiyel, Yaratıcılık yeteneği, Hızlı tepki biçimi

Yanıt Açıklaması: Önceleri Sekreterlik Anlayışı : 1 Sekreterlik zamanla öğrenilen bir iştir. Önemli olan şu ya da bu şekilde işi öğrenmektir. 2. On parmak daktilo bilen herkes sekreter olabilir. 3. Sekreter, kendisine verilen işleri yapmakla yükümlüdür. 4. Kendisine verilen yazıları da olduğu gibi yazar; düzeltme yapmaz. Başka bir deyişle “sekreter gördüğünü yazar”. 5. Sekreter her şeyi bilmeyebilir, zaten her şeyi bilmesi gerekmez. Sekretere her şeyi söylemeye gerek yoktur. 6. Sekreter arandığında hep yerinde bulunmalıdır; asla bir yere gönderilmez. 7. Emek işçisidir. 8. Kurallara bağlı hareket eder. 9. Zamanı kullanma becerisi vardır. 10. Rakam dökümlerini toplar. Cevap D seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması: Rutin olamayan durumlarda inisiyatif kullanırlar. Amaçları, yazılı olmayan politikaları kapsayan faaliyetleri, yönergeleri yorumlar ve uyum sağlarlar.

Yanıt Açıklaması: Liderlere aşırı bağlılık: Lidere ve fikirlerine çok bağlı kalmak da bazen bir uyumsuzluğun göstergesi olabilmektedir. Bir grup üyenin lidere aşırı bağlılığı, bir diğerinin böyle bir davranış sergilememesi grup için bazı sorunların çıkacağının bir işaretidir

Yanıt Açıklaması: Q klavyede üzerinde çizgi kabartma olan harfler F-J dir.

Yanıt Açıklaması: Takım olma özelliklerinden bir tanesi de ; "Takım lideri, her üyenin yeni düşünce ve yöntemler yaratacağına inanır." dır. Doğru cevap E'dir.

Yanıt Açıklaması: Çapraz fonksiyonlu takımlarda; farklı departmanlarda çalışan insanların bir araya getirilmeleri ve karar alma ve uygulama sürecinin bir parçası kılınmaları söz konusudur. Doğru cevap C şıkkıdır.

Yanıt Açıklaması: Ortak bir amaç. Burada üyelere böyle bir takımın neden kurulduğuna ve nasıl bir fonksiyon gördüğüne ilişkin bir duygu verilmeye çalışılır.

Yanıt açıklaması yok

Yanıt Açıklaması: Sorumluluk Düzeyi 1 Bu sorumluluk düzeyinde sekreter, yöneticisinin özel yönergeleri altında her gün gerçekleşen işleri yapmaktan sorumludur. Bu sorumluluk düzeyinde çalışan bir sekreter; • Klasik cevapları olan rutin telefon görüşmelerini gerçekleştirir veya ziyaretçileri ilgili personelle görüştürür. • e-postaları kontrol eder, ilgilileri bilgilendirir ve duyuruları gönderir. • Yöneticinin ajandasını düzenler, randevuları verir ve ziyaretçilerin yönetici ile biraraya gelmesi için ortamı hazırlar. • Yöneticisinin imzası ile gidecek belgeleri şekil ve dilbilgisi açısından gözden geçirir. • Yöneticinin yazışmalarının şekil ve içerik olarak doğruluğundan sorumludur. Bu nedenle yöneticinin imzası ile gidecek tüm belgeleri şekil ve içerik açısından gözden geçirirler. • Şirket içi rutin evrak işlerini yürütürler. Giden-gelen evrakı takip eder, kayıtları tutarlar. • Yazıları yazar, dikte alır, dikteyi yazılı metne dönüştürür ve dosyalamayı gerçekleştirirler.

Yanıt Açıklaması: Sekreterin günümüzdekine yakın anlamda ilk kez istihdam edildiği yer 1933 yılında Paris’te demir–çelik işletmesinin genel müdürlüğüdür. Doğru cevap E seçeneğidir.