Yönetici Asistanlığı

Yanıt Açıklaması: II numarada empati kurmak Sekreterlerin Ortak Kişilik Özelliklerindendir

Yanıt Açıklaması: Bir takım oluşturma sürecinin tanışma, çatışma, alışma, çalışma ve dağılma olmak üzere beş aşaması bulunmaktadır.

Yanıt Açıklaması: Ana diline hakim olmak sekreterin mesleki özellikleri arasında yer alır.

Yanıt Açıklaması: Eğitim, öğrenmenin gerçekleşmesi ve bireyde istenen davranışların gelişmesi için uygulanan süreçlerin tümüdür.

Yanıt Açıklaması: Ona güvenin: Asistanınızın ilk işi, öncelikleri belirlemektir. Hangi bilgiyi kime aktaracağını bilir ve işleri önem ve aciliyet sırasına koymak onun uzmanlık alanıdır. Mesela çok acele bir imza gerekiyorsa, iyi sekreter doğru kişiye doğru zamanda imzalatacaktır. Yeter ki yürüyen dosyalar hakkında bilgisi olsun. Ona yetki verin: Son 10 yıldır yönetici  sistanları giderek uzmanlaşıyor. Bilgisayar vb imkanların kullanımı ve yabancı dil bilgisi dışında, yönetici asistanlarının pek çoğu artık hukuk, pazarlama, marketing konularına da vakıf. Böyle bir yardımcınız var da, sadece telefon bağlatıyor yahut kahve yaptırıyorsanız, size yönetici demezler. İnsan ilişkileri becerisinden yararlanın: Çalışanlarla yönetici arasında tampon vazifesi gören sekreterlerin insani rolü çok önemli. İyi bir asistan, doğru insana, doğru zamanda, doğru mesajı vererek sürtüşmeleri, gerginlikleri ortadan kaldırır. Doğabilecek tatsızlıkları, dedikoduları önler. Şirket için bazı bilgileri, yöneticiye olan yakınlığından faydalanarak, çalışanlara o aktarır. Böylece yöneticiyi bir yükten de kurtarır. Tabii ki bir çalışana işten çıkarıldığını bildirmek sekreterin görevi değildir. Tecrübesinden yararlanın: Mesela 10 yıldır görevde olan bir yönetici asistanı, şirket için ve yöneticisi için çok önemli bir hafızadır. Herkesin, çalışanların, üstlerin, müşterilerin huyunu suyunu bilir, geçmiş çatışmaları hatırlar, yapılan hataların tekrarlanmamasını sağlar. Böyle bir bilgi birikiminin değerini düşünebiliyor musunuz! Onu vazgeçilmez kılın: Yönetici asistanları genelde küçük şirketlerde daha mutlu çalışırlar, çünkü büyük gruplarda görevleri çok kalın çizgilerle belirlenmiştir, oysa küçük şirketlerde biraz da ’ne iş olsa yapar’ durumundadırlar. Yani daha çok inisiyatif kullanabilirler, daha çok sorumluluk yüklenebilirler. İyi bir sekretere, ne kadar sorumluluk ve yetki verirseniz (bazı satın almalar, mobilya-dekorasyon, büro organizasyonu, otel-bilet rezervasyonları, insan kaynaklarıyla ilgili kararlar vs) o kadar mutlu olacak ve kendini vazgeçilmez hissedecektir ve o kadar gayretle çalışacaktır. Onunla düzenli görüşün: Yöneticinin asistanıyla haftada 1 saatlik bir toplantı yapması faydalıdır. Elindeki dosyalar ne noktadadır, kiminle ne sorun yaşanmaktadır? Yönetici bu toplantı esnasında planlı bir şekilde isteklerini aktarır ve sekreterini dinler. Böylece ona ve yaptığı işe verdiği önemi de göstermiş olur. Onu yönetici gibi eğitin: Yönetici asistanlarının şirket içi eğitim almak için vakti olmaz. Mesleki gelişmeleri ancak kendi imkânlarıyla takip eder, kendilerini geliştirirler. Ama görevleri önemlidir, işleri zordur. İnsan ilişkilerini yönetmeyi, şirket işleyişi hakkında bilgi sahibi olmayı fazlasıyla hak ederler. Eğitimlerine destek verin. (17 Nisan 2008 tarihli L’Entrep

Yanıt Açıklaması: Sorumluluk, kişinin kendi davranışlarını veya kendi yetki alanına giren herhangi bir olayın sonuçlarını üstlenmesi, mesuliyet olarak tanımlanmaktadır. Sorumluluk kişiseldir. Siz bir sekreter olarak pek çok şeyin zamanında ve doğru yapılmasından sorumlu olacaksınız. Sorumluluk taşıyan bir kimse olarak, iki tür sorumluluğunuz vardır. İşe alındığınızda size verilmiş görevler ya da görev tanımınızda yer alan görevler ile ilgili sorumluluklarınız açık sorumluluklarınızdır. Dolaylı sorumluluğunuz ise size açıkça söylenmediği halde yapılmasını üstlendiğiniz şeylerin sorumluluğudur. Bu arada yaptıklarınızın yanı sıra yapamadıklarınızın da sorumlusunun siz olduğunuzu unutmamalısınız.

Yanıt Açıklaması: Bir örgütü etkili kılmak isteniyorsa, takım kurmak ve takımı etkili yönetmek, takımlar arasında koordinasyonu sağlamak başarılabilmelidir.

Yanıt Açıklaması: Raportör sekreter, yönetim kurulu bulunan büyük işletmelerde yönetim kurulu başkanının sekreterliğini yapar. Raportör sekreterin diğer bir adı da yönetim kurulu sekreteridir.

Yanıt Açıklaması: Sekreter, telefonlara bakan kişidir! Veya sekreter, işletme içi ve dışına gönderilen yazışmaları yapan kişidir! Veya sekreter, işletmeyi ziyaret edenlerle öncelikle ilgilenen kişidir! tanımlamaların hemen hepsi; belirli açılardan doğru olmakla birlikte sekreterlik mesleğini tüm görevleri ile tanımlayabilecek nitelikte, standart ve sistemli değildir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması: Sekreterin insanlarla iyi ilişkiler içinde olması, insanlarla arasında sağlıklı ve sağlam iletişim kurabilmesi yeterli derecede psikolojik bilgi sahibi olmasına bağlıdır. Bu nedenle sekreterlik mesleği psikoloji ve sosyal psikoloji alanlarında köklü bir eğitim gerektirir.

Yanıt açıklaması yok

Yanıt Açıklaması: Örgütlerde belge dolaşımı önemlidir. Belgelerin dolaşımındaki problem, iş akışında problemlere, düşük örgütsel verimliliğe ve başarısızlığa neden olur. Belgeler bir olayın gerçeğe uygunluğunu veya varlığını kanıtlayan yazı, fotoğraf, resim, grafik, harita, film, disket, manyetik bant vb. her türlü bilgi kaynağıdır. Belgeler, yönetim kararlarını gösteren ve doğrulayan delil niteliğindedir. İşlerin akışı ve çalışmaların sürdürülmesi belgelerle yapılır. Örgütsel etkinlikler sonucunda işin akışıyla oluşan belgeler, örgütsel yapının devamlılığı için zorunlu olan biçimsel iletişim araçlarıdır. Belgeler bilgi taşırlar, belgelerin oluşturduğun dosya ve arşivler, bilgi, araştırma ve üretim için yapılmış parasal ve zihinsel bir yatırım demektir. Belgelerden yararlanmak ancak iyi bir dosyalama ve arşivleme sistemi ile mümkün olur. Kayıt ve belgeler bürolarda ortaya çıkan gereksinmelere göre yaratılır ya da işletme dışından gelirler. Tüm bu kayıt ve belgeler, gün geçtikçe artma ve yığınlar oluşturma eğilimindedir. Küçük, büyük örgütlerde bu belgeler özel ilgi ister. Belgeler gruplanmalı, gerekli olanlar bir süre saklanmalı ya da uzun süre korunmalıdır.

Yanıt Açıklaması: Kendi kendini yöneten (otonom) takımlar genellikle toplam kalite yönetimi ve kalite kontrol çemberlerinin olgunlaşmış ve kurumsallaşmış bir boyutunu oluştururlar. Genel olarak 5 ile 10 kişiden oluşurlar. Tanımlanabilir nitelikte tek bir ürün ya da hizmet üretim sürecinde yer alırlar. Bu takımlar bir ölçüde kendi programlarına ilişkin planlar yapar, program geliştirir, uygular ve programlarına yönetici veya sorumlu atayabilirler. Doğru cevap A'dır.

Yanıt Açıklaması: Türkiye’de de sekreterlik mesleği dünyadaki gelişimini izleyerek bugünkü halini almıştır. Teknolojik gelişmeler, iş yapma becerisi, iletişim becerisi, insan ilişkileri becerisi, karar verme becerisi ve kavramsal beceriler gibi çağın gereklerine uyan; temel yönetim bilgi ve becerileri ile donanmış en üst düzey sorumluluklara sahip sekreter beklentisi yoğunlaşmış ve sekreterler yönetici asistanı olarak adlandırma eğilimi görülmüştür.

Yanıt Açıklaması: Mesleki örgütler mesleki standartların geliştirilmesinde, meslek etiğinin benimsetilmesinde ve sürekli eğitime verdikleri destekle mesleklerin gelişmesinde çok önemli rol oynarlar. İlk sekreterler birliği 1942 yılında “Uluslararası Sekreterler Birliği” adıyla Amerika’da kurulmuştur.

Yanıt Açıklaması: ....Yukarıda tanımlanan bu dört sorumluluk düzeyinin de üstünde sorumluluklara sahip bir sekreter daha vardır. Yöneticisi ile birlikte yönetici yardımcısı gibi çalışan bu sekretere yönetici sekreter “yönetici asistanı” adı verilmektedir.

Yanıt Açıklaması: Gülümsemesini beceremeyen bir sekreter başarısızlığa da hazır olmalıdır.

Yanıt Açıklaması: Meslek etiği, bütün mesleki etkinliklerin iyiye yönlendirilmesi konusunda düzenlemeler getiren, meslek üyelerinin kişisel arzularını sınırlayıp belli bir çizginin dışına çıkmalarını önleyen, mesleki idealleri geliştiren, ilkesiz üyeleri meslekten dışlayan bir ilkeler ve kurallar sistemidir.

Yanıt Açıklaması: Kalıcılık

Yanıt Açıklaması: standart Türk klavyesine uygun hale getirilmesi, 1963 yılında Gümrükler Kanunu’na bir madde eklenmesi ve son olarak 1974 yılında Türk Standartları Enstitüsü tarafından zorunlu standart olarak kabul edilmesiyle kesinlik kazanmıştır