İş Ortamında Protokol Ve Davranış Kuralları

Yanıt Açıklaması: Çünkü özel veya kamu sektöründe her tür iş kolunda ve örgütte kuruma gelen ziyaretçileri, iş sahiplerini, müşterileri ve personeli yönetici adına ilk karşılayan, ağırlayan ve uğurlayan kişi yönetici asistanıdır.

Yanıt Açıklaması: Kare Düzen. Küçük kare, dört kişilik çalışma grupları ya da komisyon veya komite toplantıları için; büyük kare düzen ise, dört taraflı ya da çok taraflı grup toplantıları için uygundur. Ancak, büyük kare masalarda katılımı sağlamak zordur. Çünkü, kare masada iletişim azalır. Bu yüzden, kare masa katılım gerektirmeyen ve çabuk bitmesi gereken kısa ve küçük toplantılar için uygundur.

Yanıt Açıklaması: Dengeli olmak. Bireyin davranışlarının farkında olması, aşırı ve ölçüsüz tepkilerden uzak, her durumda kabul edilebilir davranış içinde olmakla olanaklı olabilir.

Yanıt Açıklaması: Konuşmada sözcükler ve ses, akla ilk gelen öğelerse de protokol kapsamında, bilinmesi ve dikkat edilmesi gereken birçok ayrıntı vardır: Üst düzeydeki bir kişi dinlenirken, “hı, hı” şeklinde sesler çıkarılmamalı, kendisinin dinlenildiğinin belirtilmesi için için ara sıra “evet” “evet efendim” denilebilir. Karşılıklı konuşmalarda karşıdaki kişinin düşüncelerine katılınmadığında “Hayır.”, “Öyle değil.”, “Yanlış söylüyorsunuz.” yerine “Ben aynı düşüncede değilim.”, “Ben daha farklı biliyorum.”, “Ben daha başka düşünüyorum.”, “Ben katılamıyorum.” gibi, haddi aşmayan cümleler kurulmalıdır. Bazen üstler, doğrudan “Emrediyorum.” “Yapın.” demeyebilirler. Sözlerinin genel akışı içinde isteklerini iletebilirler. Bu nedenle her an, dikkatli olunmalıdır. Bir konuda görüş belirtilirken “Şöyle yaparız.” “Böyle yapmak daha iyi.” “Arkadaşlar bir incelesin.” “Sanırım, böylesi daha iyi.” benzeri üstü kapalı cümleler kullanılabilir. Altta yatan anlamın kavranabilmesi için söz edilen konu, çok iyi bilinmelidir. Doğru cevap B'dir.

Yanıt Açıklaması: Bir kurumda yönetici kendi astlarıyla toplantı yaptığında astlar rütbe ve / veya kıdemlerine göre başkanın sağında veya solunda yer alırlar. Yönetici asistanı gerektiğinde toplantıya katılmalı ve not almalıdır. Yönetici asistanı toplantı masasının dışında, başkanın solunda ve arkada ayrı olarak oturmalıdır. Doğru cevap E'dir.

Yanıt Açıklaması: İş yaşamı ve sosyal yaşamda görgülü, nazik, zarif ve ölçülü olmanın koşulları ise şöyle sıralanabilir: Dengeli olmak. Bireyin davranışlarının farkında olması, aşırı ve ölçüsüz tepkilerden uzak, her durumda kabul edilebilir davranış içinde olmakla olanaklı olabilir. Dürüst olmak. Özü-sözü bir olmaktır; sözünü yerine getirmek ve güven vermektir. Gerçekçi olmak. Gerçeği içeren ve ona göre davranma anlamındadır. Görgülü olmak. Hem iş yaşamının, hem de özel yaşamın bir gereğidir. Doğru cevap E'dir.

Yanıt Açıklaması: Tiyatro Şeklinde Yerleşim Düzeni: Bu yerleşim düzeninde tüm katılımcıların konferans veren kişiyi görebilmesine olanak sağlayan bir düzen oluşturulmaktadır. Bu nedenle sandalyelerin ya da sıraların yerleştirlmesi “V” şeklinde yapılmaktadır (Yılmaz, 2009: 105-106 ve Aytürk, 2009: 111-112).

Yanıt Açıklaması: Üst düzey yöneticiler, devlet adamları, ünlü bilim adamları, ünlü sanatçılar ve yazarlar ve eşleri otomobilden indikleri yerden karşılanır ve kabul yerine (salona veya makam odasına) kadar refakat edilir. Refakatte, ev sahibi önden gider ve buyur eder. Ancak, önde refakatçi varsa veya bilinen bir yere gidiliyor/giriliyorsa ev sahibi konuğun soluna geçerek refakat eder. Üstler, ast konuklarını makam koltuğundan ayağa kalkarak “Hoş Geldiniz” diyerek, tokalaşır ve oturacakları yerleri göstererek ve “Buyrun” diyerek karşılarlar. Uğurlarken de aynı şekilde, ayağa kalkıp “Teşekkür ederim, iyi günler” diyerek, tokalaşarak uğurlarlar. Davetlerde (resmi yemek ve kokteyllerde) ev sahibi ve eşi, birinci yardımcısı ve eşi, davetlileri salon girişinde karşılarlar. Uğurlamada ise, birinci yardımcı ve eşi salon çıkış kapısında bulunur (Ev sahibi salonda konuklarla ilgilenir ve vedalaşır). Ancak, şeref konuğunu ve üst konukları daima ev sahibi refakat ederek dış kapıdan (otomobilden) uğurlar. Davet günü, davet sahipleri konuklarını nezaket kurallarına özen göstererek ve samimi bir şekilde karşılarlar. Karşılama, giriş holünden sonra gelen ilk salonun girişinde yapılır. Saygı gösterisi, her ülkenin sosyal ortamında beklenen bir davranıştır. Doğru cevap C'dir.

Yanıt Açıklaması: Resmi toplantılarda; katılımcı sayısının 8-10 kişi olduğu ve eşit statüdeki kişiler arasında bilgi alışverişinde bulunulacak toplantılarda yuvarlak masa düzeni daha uygundur. Doğru cevap D'dir.

Yanıt Açıklaması: Yönetim süreci dört temel a ş amadan olu ş maktadır. Bunlar; ara ş tırma, planlama, uygulama ve bu uygulamanın denetlemesi dir. Doğru cevap E seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması: Kokteyl, resepsiyon ya da yemek gibi davetler için hazırlanan davetiyelerde; • Üstte davet eden kişinin ismi ve unvanı yazılmalı • Davetin türü ve nedeni belirtilmeli • Davetiye metni nezaket sözcükleri ile ve üçüncü şahıs fiil kullanılarak yazılmalı • Davetiyenin alt bölümünde davetin “yeri”, “tarihi” ve “saati” ile “kıyafet” belirtilmeli • LCV (lütfen cevap veriniz) ibaresi konulmalıdır (Aytürk, 2009: 273).

Yanıt Açıklaması: Mimikler yüzü anlamlı kılan göstergelerdir. Mimiklerini donuk kullanan insanlar genellikle soğuk ve duygusuz olarak algılanabilirler. Sosyal yaşam içerisinde davranışlarda ve protokol kuralları içerisinde de mimik ve jestlerin büyük önemi vardır.

Yanıt Açıklaması: Büyük Şeref Salonu. Türk ve yabancı Devlet büyüklerinin karşılıklı ziyaretlerinde karşılama ve uğurlama sırasında kullanılan bir mekândır. Devlet büyüklerinin ziyaret ve görüşmelerle ilgili basına ve kamuoyuna açıklama yapmak için kullandıkları salondur.

Yanıt Açıklaması: Uçaklardan karşılama ve uğurlamalarda hava limanı ve alanlarında kullanılan özel mekânlar şöyledir: • Büyük Şeref Salonu. Türk ve yabancı Devlet büyüklerinin karşılıklı ziyaretlerinde karşılama ve uğurlama sırasında kullanılan bir mekândır. Devlet büyüklerinin ziyaret ve görüşmelerle ilgili basına ve kamuoyuna açıklama yapmak için kullandıkları salondur. • VIP. Devlet protokolüne dahil kişilerin hava limanı ve alanlarından karşılama ve uğurlama sırasında kullandırılan ve ziyaretçilerin ağırlandırıldıkları özel mekânlardır. • CIP. Topluma mal olmuş sanatçılar, yazarlar, iş adamları ve kamu kurumu niteliğindeki hizmet kuruluşlarının yöneticilerine kullandırılan ve ziyaretçilerin ağırlandıkları özel mekândır. Doğru yanıt E'dir.

Yanıt Açıklaması: Karşıdaki kişinin gözüne az bakmak güvensizliği, çok bakmak ise diklenme ya da taciz etmeyi gösterir. Kesik kesik bakan insanlar ise güven verici değillerdir (Kaşıkçı, 2006: 106). • Gözlerin karşısındaki kişiden kaçırılması ise suçluluk psikolojisini gösterir. Çünkü göz göze konuşmak dürüstlük ve ciddiyetin göstergesidir. İnsanlar suçlu olduklarında karşısındakinin gözüne bakamaz. Çünkü gözler yalan söylemez. • Yan bakışlar ise gizlilik göstergesidir. Gizli işler yapan kişilerin davranışları arasındadır. Özellikle kalabalık ortamlarda bu tür davranışlar sergileyen kişilere dikkat etmek gerekir (Kaşıkçı, 2006: 108).

Yanıt Açıklaması: İlke olarak, resmi makamlarda üst konuklar ve şeref konukları dış kapıda, akran (eş düzey) konuklar iç kapıda (makam kapısında) karşılanmalı ve uğurlanmalıdır. Karşılamada, makam sahibi (ev sahibi) olan, gelen konuğa ilk önce “hoş geldiniz” ya da “Şeref verdiniz Beyefendi” ya da “Sayın Bakanım” vb. hitaplarla karşılar. Uğurlamada ise, en son ev sahibi, konuğa “Saygılar Beyefendi” der. Yani, konuk ayrılırken en son ev sahibine “Allahaısmarladık/Teşekkür ederim” der ve tokalaşarak ayrılır. Karşılama ve uğurlamalarda askeri ve sivil zevat, rütbe ve protokoldeki yerlerine göre dizilirler. Gerek karşılama ve gerekse uğurlamalardaki dizilmede, töreni kabul eden şahsı, sağda görecek şekilde yer alır. Bu dizilmeler erkekler içindir. Kadınların da erkeklerin sırasında olmaları beklenmemelidir. Doğru cevap D'dir.

Yanıt Açıklaması: Başın yere doğru bakışı negatif bir davranışı içermektedir. Yere doğru eğilmiş bir baş çaresizliği, depresyonu ve bitkinliği ifade edebilir.

Yanıt Açıklaması: Tokalaşmak için el uzatma hakkı evde ev sahibine; sosyal ortamda aynı cinsten olanlar arasında yaşlı olana, kadın erkek arasında kadın olana aittir. Resmi ortamda ise, daima üst olana aittir. Uzatılan eli sıkmamak, kişinin kendisine ve karşısındakine güveni ve saygısı olmadığını gösterir ve saygısızlık kabul edilir. Doğru cevap D seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması: YO¨NETİCİ ASİSTANININ UYGULAMASI GEREKEN PROTOKOL KURALLARI Duruş ve Oturuş Yönetici asistanı yöneticisinin solunda yürümeli ve oturmalı, merdivenden çıkarken ve inerken yöneticiyi solda ve bir adım geriden takip etmeli, yöneticinin önüne geçmemelidir. Bu kural yönetici asistanının ya da yöneticinin erkek ya da kadın olması durumunda da geçerlidir. Yönetici asistanı -yöneticisi taşıtta olsa da olmasa da- makam arabasında ön sağa oturmalıdır. Kurumsal hizmet arabasına tek olarak bindiğinde arka sağa, üstüyle birlikte bindiğinde ise arka sola oturmalıdır. Yönetici asistanı iş ortamında ast olarak görevli bir memurdur. Dolayısıyla özel ve sosyal yaşamda geçerli olan kadın olma önceliği ve özelliği iş ortamında geçerli değildir. Yönetici asistanı ayakta dururken, iki ayağı üstünde rahat ve dik durmalı; kendine güvendiğini göstermelidir. Yönetici asistanı ağır ve ölçülü hareket etmeli, kadınsa oturup-kalkarken, eğilip-uzanırken eteğine ve dekoltesine dikkat etmeli fakat ikide birde eteğini çekmemelidir. Yönetici asistanı otururken dik durmalı, omurgası koltuğa dayanmalı, ayakları yan yana olmalı, dizleri ve topukları birbirine değmelidir. Yönetici asistanı ister kadın ister erkek olsun bacaklarını açarak veya öne doğru uzatarak ya da ayaklarını çapraz tutarak oturmamalıdır. Yöneticinin, üstlerin ve üst konukların yanında bacak bacak üstüne atmamalıdır. Bürosunda otururken, bir üstü ya da yaşça büyük bir ziyaretçi geldiğinde hemen saygıyla ve gülümseyerek ayağa kalkmalıdır. Gelen üstlere, büyüklere ve konuklara yer göstermeden ve onlar oturmadan yerine oturmamalıdır.

Yanıt Açıklaması: Konuşurken, “Anladınız mı?” yerine “Anlatabildim mi?” denilebilir. Telefon eden kişi selam verdikten sonra hemen kendisini tanıtmalıdır. Telefonla konuşurken yönetici ya da amir, odaya girerse, telefon görüşmesi yapılan kişiye “Bir dakika.” denilerek ayağa kalkılmalı; yönetici/amir dinlendikten sonra yöneticinin/amirin izniyle konuşmaya devam edilebilir. Alınan notlar anlaşılır ve kısa olarak yazılmalıdır. Yanlış numaranın arandığı düşünülüyorsa, “Orası neresi?”, “Sen kimsin?” demek yanlıştır.