İş Ortamında Protokol Ve Davranış Kuralları

Yanıt Açıklaması: Toplantılar koordinasyon, sorun çözme, karar verme ya da bilgilendirme ve yöneltme yöntemidir.

Yanıt Açıklaması: Yönetim, resmi ilişkiler sistemi olarak daima “protokol kuralları” içinde gerçekleşir. Doğru cevap B seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması: Örgütlerde temel atma, eğitime/hizmete açma, anma, kutlama, sertifika/diploma verme vb. yönetsel, sosyal, kültürel, eğitsel, bilimsel, sportif vb. törenler düzenlenir. Tören için, gerektiğinde üst makamın veya törene onur konuğu olarak katılması istenen devlet büyüğünün oluru alınarak, 20 gün önceden tarih belirlenir; uygulanacak program hazırlanır, davetiyeler bastırılır, ilgili kişi ve kuruluşlara gönderilir. Doğru yanıt D şıkkıdır.

Yanıt Açıklaması: Hitap şekillerini aşağıdaki gibi özetleyebiliriz: Sosyal ortamlarda üstlere daima unvanlarıyla hitap edilir. “Sayın Bakan”, “Sayın Rektör” gibi. Kurumsal ve sosyal yaşamda unvanlar özelleştirilir. “Sayın Valim”, “Sayın Rektörüm” gibi. Eş düzeydekilere resmi ortamlarda “Sayın” ve “makam” unvanı “Sayın Emniyet Müdürü”, “Sayın Genel Müdür” gibi. Yarı resmi ve sosyal ortamlarda soyadlarının ve unvanlarının başına “sayın “getirilir. “Sayın Toker” gibi. Kurumsal ve özel ortamlarda adların sonuna “hanım”, “bey” eklenir. Ancak, sayın kelimesi hitap da yalnızca isimde kullanılmaz. Sayın Ali, Sayın Ömer gibi. Her ortamda ve her düzeyde resmi kişilere, tanımadığımız veya yeni tanıştığımız kişilere daima hanımefendi, beyefendi diye hitap edilir. Vekil ve yardımcılara üst unvanlarla hitap edilebilir, ancak üstün yanında kendi resmi unvanıyla hitap edilir. Doğru cevap A'dır.

Yanıt Açıklaması: Davet edilen ki ş ilerin etkinli ğ e katılım durumunun belirlenmes i için mutlaka LCV (lütfen cevap veriniz) alınması gerekmektedir. Özellikle protokolün yo ğ un oldu ğ u etkinliklerde LCV , etkinli ğ in olmazsa olma zları arasında yer almaktadır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması: Refleks dışarıdan gelen bir uyarıcıya karşın düşünülmeden içten gelen davranışlar olarak tanımlanır. Örneğin, limon kelimesini duyan bir kişinin ağzının sulanması, yüksek ışık karşısında gözbebeklerinin küçülmesi, karabiber koklayınca hapşırmak birer refleks hareketidir. Bir hareketin refleks olabilmesi için, doğuştan gelmesi, genelde ertelenmesi çok güç olsa bile ertelenebilmesi, aniden olup bitmesi gerekmektedir.

Yanıt Açıklaması: Yöneticinin yanında başkaları varken -makamda, toplantıda veya herhangi bir yerde- yönetici asistanı özel, önemli ya da gizli bir konuyu yöneticiye iletmek durumunda kalırsa, yöneticinin kulağına fısıldamamalı; küçük bir not kâğıdına yazıp kendisine vermeli ya da makam hizmetlisiyle kapalı bir zarf içinde iletmelidir. Doğru yanıt B şıkkıdır.

Yanıt Açıklaması: Örgütsel yaşamda başarılı olabilmek için yönetici asistanının, yönetici ile iletişiminde bilmesi ve dikkat etmesi gereken davranışsal kurallar ve sorumlulukları vardır: Yönetici asistanı, birlikte çalıştığı yöneticinin özelliklerini, karakterini, alışkanlıklarını, çalışma ve yönetim politikasını; amaç, ilke ve hedeflerini, özel ve resmi çevresini bilmeli ve tanımalıdır. Yönetici asistanı, yöneticiye resmi ve özel işlerinde yardımcı olmalı; iş/görev alanıyla ilgili sorunlarını çözmeli, gerektiğinde yöneticisine önerilerde bulunmalı; zor anlarında ve yorgun zamanlarında kendisine moral vermeli, hatalarını ve zayıf noktalarını kapatmalı, ekip ruhu taşımalı ve yönetici ile işbirliği ve uyum içinde çalışmalıdır. Yönetici asistanı, yöneticinin her zaman, her yerde gözü-kulağı olmalı; örgüt içinde veya dışında hiçbir zaman yöneticisini eleştirmemeli, dedikosunu yapmamalı ve yaptırtmamalı, yöneticinin iyi, olumlu ve başarılı yönlerini dile getirmeli ve onu desteklemeli; yöneticiye bağlı ve sadık olmalıdır. Yönetici asistanı, işyerinde yönetici ile samimiyetinde ince çizgiyi hiçbir zaman aşmamalı, yöneticiye adıyla veya akrabalık sıfatı kullanarak değil unvanıyla hitap etmelidir. Yönetici asistanı yönetici ile arkadaş, dost ya da akraba olsa da iş ortamında daima mesafeli, ciddi ve resmi olmalıdır. İş yaşamıyla özel ve sosyal yaşamını ayırmalıdır. Örneğin, yöneticinin bürosuna girdiğinde, yönetici kendisine “oturun” demeden ya da izin istemeden oturmamalı, oturduğunda bacak bacak üstüne atmamalı; sakız çiğnememeli, kahkahayla gülmemeli, laubali olmamalı, argo konuşmamalıdır. Yönetici asistanı yöneticinin bürosunda otururken içeriye biri girdiğinde, yönetici ayağa kalkmadıkça yönetici asistanı kalkmamalıdır. Yönetici ayağa kalktığında ise kendisi de hemen kalkmalıdır. Yönetici asistanı yöneticinin odasında iken kurum içinden kendi üstlerinden biri içeriye girdiğinde göz temasıyla ve başıyla onu selamlamalıdır. Yöneticinin yanında başkaları varken -makamda, toplantıda veya herhangi bir yerde- yönetici asistanı özel, önemli ya da gizli bir konuyu yöneticiye iletmek durumunda kalırsa, yöneticinin kulağına fısıldamamalı; küçük bir not kâğıdına yazıp kendisine vermeli ya da makam hizmetlisiyle kapalı bir zarf içinde iletmelidir. Doğru cevap C'dir.

Yanıt Açıklaması: Hukuki anlamda; devletin-devletle, kurumun-kurumla anlaşmış olduğu herhangi bir konuda, birbirlerine tanınmış olan işlem eşitliğidir. Yukarıdaki örnekten hareketle, bir üniversite rektörü davetli olarak bir başka üniversiteye gittiğinde kendisini üniversitenin genel sekreteri karşılarsa, diğer üniversitenin rektörü geldiğinde de kendisini o kurumun genel sekreteri karşılamalıdır.

Yanıt Açıklaması: Topluma mal olmu ş sanatçılar, yazarlar, i ş adamları ve kamu kurumu niteli ğ indeki hizmet kurulu ş larının yöneticilerine kullandırılan ve ziyaretçilerin a ğ ırlandıkları özel mekân CIP'dir.

Yanıt Açıklaması: Astlara emir ve direktifler daima makamda verilmeli; astların makamına/bürosuna denetim veya ziyaret için gidildiğinde kesinlikle kendilerine ve işlerine müdahale edilmemeli ve emir verilmemelidir. Astların biriminde daima dinleyici ve gözleyici kalınmalı, teşekkür etmeli, ancak sorunlar varsa bizzat makamda görüşülmeli ve gerekli emir ve direktifler makamda verilmelidir.

Yanıt Açıklaması: C¸ay/Kahve İçme Kuralları C¸ay ve kahve oturularak içilir, ayakta içmek doğru değildir. C¸ay, kahve içmek için çay bardağı ya da kahve fincanı tabağı ile birlikte ele alınır. Tabak sehpada bırakılmaz. C¸ay/kahve masada içiliyorsa, tabak masada kalabilir. S¸eker, tabakta kaşığın içinde servis edildiğinde, kaşıktaki şeker bardağa konur. S¸ekerin erimesi için bardak tekrar masaya/sehpaya bırakılır ve 10-15 saniye beklenir. Sonra, bardak tabağıyla birlikte tekrar ele alınır, şekeri ses çıkartmadan karıştırılır. Kaşık bardak içinde bırakılmaz; çıkarılıp tabağın sağına konur. C¸ayın şekerini sesli olarak karıştırmak; kaşığı içinde tutarak, üfleyerek ve höpürdeterek çay/kahve içmek görgüsüzce bir davranıştır. C¸ayı ve neskafeyi soğutmak için hafifçe karıştırmak yeterlidir. Poşet çay içiliyorsa; poşetin suyu, kaşık ile ya fincanın kenarına bastırarak ya da poşet ipini kaşık yardımıyla poşetin etrafına dolayarak akıttıktan sonra, poşet tabağın kenarına konur. Poşet fincan içinde bırakılmaz. Tabak yoksa poşeti koymak için tabak istenmelidir. C¸ay veya kahve tabağa döküldüğünde tabağa ka^ğıt peçete konabilir. Konuk, önemli bir sağlık nedeni olmadıkça ikram edilen içeceği ret etmemelidir. İş yerinde çay/kahve ikram eden yöneticinin çay/kahve içme süresi, gelen ziyaretçiye ayırdığı süreyi gösterir. Bu yüzden çay veya kahveyi, ikram eden yönetici ile birlikte içmek gerekir. Yöneticilerin makamında çay/kahve içerken çay bardağı veya kahve fincanı ile tabağı, yöneticinin masasına konmamalı; misafir sehpasına konmalıdır.

Yanıt Açıklaması: Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık bo ş luk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sa ğ ına yazılır. İ mza ad ve soyadın üzerinde bırakılan bo ş lu ğ a atılır. Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen ki ş i imzaladı ğ ında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı ” Cumhurba ş kanı a.”, “Vali a.” ve “Rektör a.”, biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.

Yanıt Açıklaması: Toplumdaki bireylerin ya ş am alanları temel olarak özel, sosyal ve kamusal alan olarak b elirlenmi ş tir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması: Cumhurbaşkanının katıldığı tören, toplantı, kongre ve konferanslarda yalnızca Cumhurbaşkanına hitap edilir (“Sayın Cumhurbaşkanım” denir). Salonda TBMM Başkanı olsa dahi anılmaz. Çünkü Cumhurbaşkanı devleti ve milleti temsil eder. Doğru cevap B seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması: Kurum ve kuruluşlarda yapılan ziyaretler amacına göre temelde “özel” ve “resmi” ziyaret olarak iki başlıkta ele alınmaktadır. Özel Ziyaretler: Tebrikler, hastane ziyaretleri, bayram ziyaretleri, taziyeler ve teşekkür ziyaretleri bu kapsamda gerçekleştirilen ziyaretlerdir. Yeni göreve atanan bir kişiye yapılacak ziyaret nezaket ve protokol ziyaretidir. Göreve yeni atanan kişi ilk 15 gün içerisinde ziyaret edilmelidir. Bayram ziyaretlerinde ilke olarak ise astlar her zaman üstlerin bayramlarını kutlarlar. Hastane ya da taziye ziyaretleri kısa süreli olmalı, ziyaret 10-15 dakikayı geçmemelidir. Resmi Ziyaretler: Yabancı hükümet ve devlet adamları ya da kamu kurum başkanlarının ülkemizde dengi olan kişi ve kurumlara iş görüşmesi, anlaşma, toplantı, kongre v.b gibi etkinliklere katılma amacıyla yaptıkları ziyaretlerdir. Resmi ziyaretlerde özellikle devletlerarası ilişkiler açısından protokol kurallarına eksiksiz uyulması gerekmektedir.

Yanıt Açıklaması: Kolokyum: Sadece akademik düzeyde bilimsel konuların tartışıldığı ve çok sayıda katılımcının bilgi alış-verişinde bulunduğu toplantılardır.

Yanıt Açıklaması: Sosyal yaşam ve protokol içinde ziyaret türlerini 7 ana başlık altında toplayabiliriz. Bunlar; 1. Göreve başlama ziyareti, 2. Çalışma ( iş ) ziyareti, 3. Tebrik ziyareti, 4. Veda ziyareti, 5. Bayram ziyareti, 6. Baş sağlığı ziyareti, 7. Hasta ziyaretidir. Doğru cevap A'dır.

Yanıt Açıklaması: Cumhurbaşkanının tüm resmi törenlere teşriflerinde “Sayın Cumhurbaşkanı” demek suretiyle gelişleri yüksek sesle belirtilir.

Yanıt Açıklaması: Üstün sırtı duvara, yüzü kapıya dönük olmalıdır.