İş Ortamında Protokol Ve Davranış Kuralları

Yanıt Açıklaması: Yönetici asistanı yöneticisinin solunda yürümeli ve oturmalı, merdivenden çıkarken ve inerken yöneticiyi solda ve bir adım geriden takip etmeli, yöneticinin önüne geçmemelidir. Bu kural yönetici asistanının ya da yöneticinin erkek ya da kadın olması durumunda da geçerlidir. Yönetici asistanı -yöneticisi taşıtta olsa da olmasa da- makam arabasında ön sağa oturmalıdır. Kurumsal hizmet arabasına tek olarak bindiğinde arka sağa, üstüyle birlikte bindiğinde ise arka sola oturmalıdır. Yönetici asistanı iş ortamında ast olarak görevli bir memurdur. Dolayısıyla özel ve sosyal yaşamda geçerli olan kadın olma önceliği ve özelliği iş ortamında geçerli değildir. Yönetici asistanı ayakta dururken, iki ayağı üstünde rahat ve dik durmalı; kendine güvendiğini göstermelidir. Yönetici asistanı ağır ve ölçülü hareket etmeli, kadınsa oturup-kalkarken, eğilip-uzanırken eteğine ve dekoltesine dikkat etmeli fakat ikide birde eteğini çekmemelidir. Yönetici asistanı otururken dik durmalı, omurgası koltuğa dayanmalı, ayakları yan yana olmalı, dizleri ve topukları birbirine değmelidir. Doğru cevap A'dır.

Yanıt Açıklaması: İş hayatında öğleden önceki ziyaretler saat 10.00-11.30; öğleden sonraki ziyaretler 15.00-17.00 arasında; özel ziyaretler öğleden sonra 16.00-18.00 arasında; izin ya da randevu alınarak yapılmalıdır. Habersiz, izinsiz ve randevusuz yapılan bir ziyaret her iki tarafı da zor durumda bırakabilir. Habersiz yapılan bir ziyaret söz konusu ise süresi mutlaka kısa tutulmalıdır.

Yanıt Açıklaması: Cansız eller, dalgınlığın, iyi düşünememenin ve kararsızlığın göstergesidir.

Yanıt Açıklaması: Tören için, gerektiğinde üst makamın veya törene onur konuğu olarak katılması istenen devlet büyüğünün oluru alınarak, 20 gün önceden tarih belirlenir; uygulanacak program hazırlanır, davetiyeler bastırılır, ilgili kişi ve kuruluşlara gönderilir. Davetiye tek veya iki katlı kaliteli karton olup, ön kapağın üstünde kurumun amblemi ve adı yer alır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması: Ses tonları kendi içinde yumuşak-inandırıcı, kızgın-sert, sıcak-sempatik, soğuk-kayıtsız sesler olmak üzere gruplandırılmaktadır.

Yanıt Açıklaması: İş tatmini ve verimliliğin temel koşulu nezaket, görgü ve protokol kurallarına uymaktır. Doğru yanıt A'dır.

Yanıt Açıklaması: Bir yöneticinin makamına kendi üstleri veya yaş, kıdem, protokol yönünden kendinden önde olan akranları (eşitleri) veya önemli zevat ya da önem verdiği kişiler geldiği zaman, kendisi makam koltuğunda oturmamalı, konuk koltuğunda oturmalıdır. Aksi takdirde bu kişileri kendi astı durumuna koymuş ve saygısızlık etmiş olur. Ancak, bu kişileri kendi makam koltuğuna “Buyur” etmesi ve oturtması da doğru değildir; makam daima sahibine aittir. Doğru yanıt A'dır.

Yanıt Açıklaması: İlke olarak sosyal yaşamda genç - yaşlıya, küçük büyüğe, yeni gelen ortada olanlara, ayrılan arada kalanlara, yoldan geçen duranlara, kapıdan çıkan, girmek için bekleyene, merdivenden inen çıkana,arabada olan yaya olana önce selam verir. Doğru cevap B'dir.

Yanıt Açıklaması: Kurumsal Törenler Örgütlerde temel atma, eğitime/hizmete açma, anma, kutlama, sertifika/diploma verme vb. yönetsel, sosyal, kültürel, eğitsel, bilimsel, sportif vb. törenler düzenlenir. Tören için, gerektiğinde üst makamın veya törene onur konuğu olarak katılması istenen devlet büyüğünün oluru alınarak, 20 gün önceden tarih belirlenir; uygulanacak program hazırlanır, davetiyeler bastırılır, ilgili kişi ve kuruluşlara gönderilir. Davetiye tek veya iki katlı kaliteli karton olup, ön kapağın üstünde kurumun amblemi ve adı yer alır.

Yanıt Açıklaması: Türkiye’de kamusal alanda, protokol kelimesinin kullanıldığı yerler ve anlamları aşağıda listelenmiştir: Tören düzen Devlet Erkânı, Devlet Ricali ve Önemli Şahsiyetler Sıradüzen (Öncelik-Sonralık) Protokole Dâhil Zevata Ayrılan Yer Saygı ve Nezaket Kuralları Anlaşma Belgesi

Yanıt Açıklaması: Özetle bir etkinliğin yapılabilmesi için öncelikle yukarıda anlatılanlar doğrultusunda bir etkinlik tasarımının yapılması ve bu tasarımı yaparken de aşağıda belirtilen soruların sorulması önemlidir. Neden: Kurum neden böyle bir etkinliğe ihtiyaç duymaktadır? (Etkinliği gerçekleştirmek için kurum/kuruluşun varmak istediği temel hedefin ne olduğu belirlenir).Kim: Etkinliğe katılması beklenen ya da hedeflenen kişiler kimlerdir? (Örneğin, bir üniversitenin yeni öğretim yılı açılış töreninin hedef kitlesi o üniversitenin öğretim üyeleri, öğrencileri, basın mensupları ve devlet erkânıdır). Ne zaman: Etkinlik ne zaman gerçekleştirilmek istenmektedir? (Bir üniversitenin öğretim yılı açılış töreni, öğretim yılının başında gerçekleştirilmelidir). Nerede: Etkinliğin gerçekleştirileceği mekân neresi olacak? Dış mekan mı kullanılacak, iç mekan mı? (Aynı örnek üzerinden açıklayacak olursak, bir üniversitenin yeni öğretim yılı açılış töreni için gerçekleştirilecek etkinliğin yeri, üniversitenin konferans salonu olabilir). Ne: Etkinlik sırasında neler yapılacaktır? (Örneğin, bir açılış töreni akışında konuşmalar, konser veya gösteriler yer alabilir). Nasıl bir etkinlik olacak? Kurum açısından etkinliğin başarısı ne olacak ve kuruma ne katkı sağlayacak?

Yanıt Açıklaması: Baro başkanı il protokol listesindedir, diğerleri üniversite protokol listesindedir. Doğru cevap A'dır.

Yanıt Açıklaması: Toplantıların amacı, düzeni ve katılımcıları farklıdır ve toplantılar yarı resmi ve resmi olarak düzenlenebilirler. Kurum/kuruluşlar genel kurul ya da yönetim kurulu gibi kurumsal açıdan karar verme toplantıları düzenlerken; işbirliği ve eşgüdüm toplantıları ise uluslararası ve kurumlararası düzenlenen toplantılardır. Bu temel amaçlar doğrultusunda gerçekleştirlen toplantı türleri ise sorun çözme toplantıları, bilgilendirici toplantılar, istişare toplantıları, koordinasyon toplantıları, emir toplantıları ve kurul toplantıları olarak belirtilmektedir

Yanıt Açıklaması: Kadın olsun, erkek olsun herkes, eşi ve çocukları dışında herkese “siz” diye hitap etmelidir. Çok samimi arkadaşlar arasında “sen” demek bir nezaketsizlik olarak görülmemelidir. Bir nezaket sözcüğü olarak kullanılan “sayın” sözcüğünden sonra, ad ve soyad söylenir; ancak “bey”, “hanım” gibi başka bir nezaket sözcüğü ile birlikte kullanılmaz. “Sayın Celil Topuz Bey” demek yanlıştır. Bey denilecekse yalnızca “Celil Bey” demek gerekir. Ayrıca, sayın sözcüğü, makamdan sonra gelmelidir (Genel Müdürümüz Sayın Mehmet Çalışkan). Sayın gibi bir nezaket sözcüğünden sonra, kişinin adı söylenmeyecekse, “sayın” sözcüğü makamdan önce kullanılır (Sayın Rektör). Üstler, astları için sayın sözcüğü kullanacak iseler, astın soyadını, sayın sözcüğü ile birlikte kullanırlar (Sayın İpek). Ancak, astlar sayın sözcüğü ile üstlerin soyadlarını birleştiremezler. Bir sekreterin yöneticisi Nihat Selçuk’u arayan biri için “Sayın Selçuk yoklar efendim” demesi yanlış olur. Bunun yerine ya, “Sayın Nihat Selçuk yoklar”, ya da “Sayın Genel Müdürümüz yoklar” demesi gerekir. Doğru cevap D'dir.

Yanıt Açıklaması: Tören düzen: Devlet törenlerinde ve devletlerarası diplomatik ilişkilerde uyulması ve uygulanması gereken biçimsel kurallar bütünüdür.

Yanıt Açıklaması: Yönetici asistanı -yöneticisi taşıtta olsa da olmasa da- makam arabasında ön sağa oturmalıdır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması: Farklı bir tanımda ise Edward Bernays kurumsal etkinliği; kurum/kuruluşların halkla ilişkiler amaçlarını gereçekleştirebilmek için halkla ilişkiler açısından sürekli olan ve monotonlaşan aktiviteleri farklı hale getirerek ve sıradanlığın dışına çıkararak, hedef kitlelere ulaşabilme ve onların dikkatini çekebilmenin bir yolu olarak ifade etmektedir.

Yanıt Açıklaması: Beden dili bedenin çevresine yaydığı bir dizi iletinin oluşturduğu dildir.

Yanıt Açıklaması: Her tür iletişim göstergeler ve kodlar içerir. Göstergeler, kendilerinden başka bir şeye gönderme yapan eylemler ya da yapılardır, yani anlamlandırma yapılarıdır.

Yanıt Açıklaması: Bunların yanısıra başın hareketleri pek çok duygu ve davranışın göstergesidir (Kaşıkçı, 2006: 100- 104). • Başın yere doğru bakışı negatif bir davranışı içermektedir. Yere doğru eğilmiş bir baş çaresizliği, depresyonu ve bitkinliği ifade edebilir. • Başın öne eğilerek yere bakılması davranışı genellikle suçlu psikolojisinde gözlemlenmektedir. Ancak yas durumunda başın öne eğilmesi de bir görgü kuralıdır. • Başın sağa ya da kalp hizasında sola yatışı çaresizliği, güçsüzlüğü, uykusuzluğu, yorgunluğu, kaybolan ilgiyi, umutsuz bir ruh halini simgeler. İnsanlar baskı altındayken, hastayken, yorgun ve uykusuzken bu davranışı sergilerler. • Başın öne eğilmesi saygının göstergesidir. Türk kültüründe ve Uzakdoğu kültüründe saygı göstergesi olarak kullanılır. • Başın yana doğru yatırılıp, karşımızdaki insana bakmamız ise sevgi ve şefkat duygularımızı ortaya çıkarabilir.