İş Ortamında Protokol Ve Davranış Kuralları

Yanıt Açıklaması: İlke olarak, resmi makamlarda üst konuklar ve şeref konukları dış kapıda, akran (eş düzey) konuklar iç kapıda (makam kapısında) karşılanmalı ve uğurlanmalıdır. Karşılamada, makam sahibi (ev sahibi) olan, gelen konuğa ilk önce “hoş geldiniz” ya da “Şeref verdiniz Beyefendi” ya da “Sayın Bakanım” vb. hitaplarla karşılar. Uğurlamada ise, en son ev sahibi, konuğa “Saygılar Beyefendi” der. Yani, konuk ayrılırken en son ev sahibine “Allahaısmarladık/Teşekkür ederim” der ve tokalaşarak ayrılır.

Yanıt Açıklaması: Toplantılarda ve makamda günlük ziyaretçi kabullerinde çay, kahve, soğuk/sıcak içecek ikramı makam hizmetlisi tarafından yapılmalı; yönetici asistanı bu görevlerin en iyi biçimde yapılmasını sağlamalıdır. Doğru yanıt E şıkkıdır.

Yanıt Açıklaması: Karşıdakinin unvanı ve mesleği hakkında bilginizin olmaması durumunda ise hitaplarda “sayın”, “efendim”, “beyefendi” gibi toplumsal görgü kurallarına uygun sıfatların kullanılmasında bir sakınca yoktur. “Dayı”, ”teyze”, “amca”, “ağabey” gibi akrabalık ilişkileri çağrıştıran ifadelerin kullanılması, laubaliliğin yanında aynı zamanda bir kabalık ve görgüsüzlük örneğidir.

Yanıt Açıklaması: Dengeli olmak. Bireyin davranışlarının farkında olması, aşırı ve ölçüsüz tepkilerden uzak, her durumda kabul edilebilir davranış içinde olmakla olanaklı olabilir. Doğru yanıt B'dir.

Yanıt Açıklaması: Örgütlerde temel atma, eğitim / hizmete açma, anma, kutlama, sertifika / diploma vermev b. yönetsel, sosyal kültürel, eğitsel, bilimsel, sportif vb. törenler düzenlenir. Tören için, gerektiğinde üst makamın veya törene onur konuğu olarak katılması istenen devlet büyüğünün oluru alınarak 20 gün önceden tarih belirlenir. Uygulanacak proram hazırlanır, davetiyeler bastırılır, ilgili kişi ve kuruluşlara gönderilir. Doğru cevap B'dir.

Yanıt Açıklaması: Kalabalık bir grup selamlanırken önce kadınları selamlamak gerekmektedir. Doğüru cevap E seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması: Beden dili olarak da adlandırılan sözsüz iletişim yüz ifadeleri, jestler, mimikler, bakışlar, mekan kullanımı, kişisel görünüm, giyim kuşam gibi pek çok ögeyi içinde barındırır.

Yanıt Açıklaması: Ayakları kavuşturmak bir kapalılık durumunu göstermektedir. Hüznü ve olumsuz bir ifadeyi de içeriğinde taşır.

Yanıt Açıklaması: Davetlerde konukların, davetin başlangıç saatinden itibaren en geç 20 dakika içinde gelmiş olmaları gerekir. En uygun giriş saati, davetiyede belirtilen başlangıç saatinden 5-10 dakika sonrası olarak kabul edilmektedir. Yemek davetinde, davet saatinden 30 dakika sonra sofraya geçilir. Doğru cevap A'dır.

Yanıt Açıklaması: Kamusal yaşamda yöneticinin temsil niteliği protokol kurallarına uymasıyla ortaya çıkar. Çünkü yöneticinin başarısını %34 temsil niteliği (protokol), %33 bilgi ve becerisi, %33 kişiliği oluşturmaktadır.

Yanıt Açıklaması: Dürüst olmak. Özü-sözü bir olmaktır; sözünü yerine getirmek ve güven vermektir. Kısaca sözünde ve davranışlarında doğruluktan ayrılmayan insan dürüst insandır. Bunların yanında gerçekçi, olmak da gerekir.

Yanıt Açıklaması: Kurum/kurulu ş ların halkla ili ş kiler, kurumsal ileti ş im, insan kaynakları ve pazarlama gibi birimlerinin görev alanlarında yer alan, iç ve dı ş hedef kitlelerle ve pay da ş larla birebir temas sa ğ lanan, içeri ğ in iletilmek istenen mesajlar do ğ rultusunda kurgulandı ğ ı; toplantı, lansman, fuar katılımı ve tören gibi faaliyetler etkinlik olarak adlandırılmaktadır. Doğru cevap C seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması: Davetiyelerde mutlaka LCV (lütfen cevap veriniz) ibaresi bulunmalı ve LCV’ler telefonla alınmalıdır. Davet edilen kişi açısından da LCV ibaresine uyulması ve katılım durumunun belirtilmesi protokol ve nezaket kuralları açısından önem taşımaktadır.

Yanıt Açıklaması: Öncegelme: Bu ilke eşdüzeyde olan, aynı unvanı taşıyan kişiler arasında “kıdemli olmak” anlamına gelmektedir. Aynı düzeyde olan kişi ve kurumlar arasında ast/üstlük oluşturmamak için öncelik sırası yatay olarak gerçekleştirilir. Bunu bir örnekle açıklayacak olursak; bir kurumda aynı unvanı taşıyan mühendisler, doktorlar, uzmanlar veya aynı rütbeyi taşıyan subaylar, göreve başlama tarihlerine göre önceliğe sahip olmaktadır. Kurum/kuruluşlarda öncegelme sırasında göz önünde bulundurulması gereken kriterler; göreve başlama tarihi, mezuniyet tarihi ve derecesi, kurum sınavına giriş puanı, yaş ve alfabetik sıradır.

Yanıt Açıklaması: Bir insan etkinliği ve davranışı olarak tanımlanan iletişimin kuşkusuz en önemli aracı dildir. İnsanlar birinci aşamada dil aracılığı ile iletişim kurarlar. Aynı dili ve kültürü paylaşan insanlar sağlıklı bir iletişimin temelini atmış olurlar.

Yanıt Açıklaması: Kısaca hemen hemen tüm toplumlarda ve dinlerde farklı amaçlarla gerçekle ş tirilen etkinliklerin ki ş ilerin sosyalle ş mesini sa ğ lamada büyük bir rolü vardır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması: Yöneticilerin bazen “insanlar her şeyden önemlidir” dedikleri duyulmaktadır; kuşkusuz bu doğrudur ve belirli bir sosyal yapı içinde çalışmalarını sürdüren kurumlar için insan faktörü, diğer üretim faktörlerinden daha özel bir yere sahiptir. Çünkü insan üretendir, tüketendir, işletmenin örgütsel yapısını şekillendiren ve değiştiren temel faktördür. Çalışanların kurumda kendilerini bir “değer” olarak görmeleri için, onlara nezaket ve görgü ve protokol kurallarına uygun davranmak gerekir.

Yanıt Açıklaması: Yönetici asistanı makam odasında, toplantıda nerede olursa olsun, yöneticiye üçüncü şahısların yanında daima unvanıyla sayın başkanım, sayın müdürüm şeklinde hitap etmelidir.

Yanıt Açıklaması: Kurumsal Etkinliklerde Protokol İlkeleri Protokol kuralları her alanda olduğu gibi kurumsal etkinliklerde de hukuksal, yönetsel ve sosyal olarak bazı temel ilkelere dayanmaktadır. Bu ilkeler daha önceki ünitelerde de belirtildiği gibi şöyle özetlenebilir. Saygı ve Nezaket: Protokol kurallarının temel ilkelerinden biri davranışsal kurallardan oluşan saygı ve nezakettir. Devlete, kuruma ve kişiye hak ettiği önemi, değeri vermek, saygı ve nezaketi gösterir. Hem kamusal hem de toplumsal yaşamda protokol ve sosyal davranış kurallarının temel ilkesi olarak sayılan saygı ve nezaketin davranışsal olarak temelini üstlere, büyüklere, yaşlılara, kadınlara ve konuklara saygı duymak oluşturur. Öndegelme: Protokol öndegelme sıralamasıdır. Protokolde öndegelme “öncelik-sonralık” olarak belirtilmektedir. Bunun anlamı makam, unvan ve rütbe sahibinin önceliğinin olmasıdır. Kurumsal etkinliklerde de tören, toplantı, davet ve ziyaretlerde öndegelme hakkı önemlidir. Protokolde makam, unvan ve rütbe sahibi önde gelir. Protokolde öndegelme sırasında göz önünde bulundurulması gereken ölçütler; anayasal ve yasal sıralama, makam unvanı, kuruluş tarihi ve üst unvan/rütbedir.

Yanıt Açıklaması: Sabahları işyerlerimize gittiğimizde herkesi selamlamalıyız. Aynı şekilde ayrılıyorken de ortamda bbulunan herkese selam verilmelidir. Yürüyen kişi duranı, hızlı yürüyerek bir tanıdığını geçen kişi arkada kalanı, arabadakiler yaya olanları selamlamalıdır. Bir gruptakileri selamlamak gerekirse önce kadınları, sonra çiftleri, en son da yalnız erkekleri selamlamak gerekir. Belki günümüzde bu kadar ince düşünmeye vakit yok ama vakit yokluğu da "selam millet!" demenin bir özrü olamaz. En azından içten bir "herkese merhaba!" denebilir. Verilen bütün selamlar alınmalıdır. Hiç tanımadığınız birinden bile gelse bu selamlama, kesinlikle karşılıksız bırakılmamalıdır. Başkalarının da bulunduğu bir ortama girildiğinde "Merhaba Defne" diyerek orada bulunanlardan yalnız birine selam vermeyin. Bu, diğerlerini hiçe saymak demektir. Sadece "Merhaba" diyerek girmek daha doğru olacaktır. Yaşınız, sosyal konumunuz ne olursa olsun bir odaya, kalabalık bir salona vb girdiğinizde selam vermek size düşer. Bunun için başınızı eğip gülümsemek yeterli olacaktır. En çok da bu ihmal edilir. İşyerinizde iki kişi aynı gün pek çok kez karşılaşabilir. Bir kere selamladığınız birisini, aynı gün her görüşünüzde selamlamanız gerekmez. Doğru cevap B'dir.