Büro Teknolojileri

Yanıt Açıklaması: Bir üretim ya da hizmet sistemindeki kaynakları en iyi şekilde değerlendirerek üretmek ya da hizmet vermek verimliliktir. Doğru cevap A'dır.

Yanıt Açıklaması: A/B/C Sınıflandırma Sistemi büro malzemelerinin yıllık kullanım değerine göre A, B ve C olmak üzere üç kategoride toplanmasını öngörür (Bkz. Tablo 8.2). A tipi malzeme kalemleri sayı olarak toplam malzeme kalemi sayısının %5’i ile %10’unu oluştururken, yıllık kullanım değeri olarak %60 ila %70’lik bir paya sahiptirler. B kategorisindeki malzemeler ise kalem sayısı olarak toplam malzeme kalemi sayısının ve yıllık kullanım değeri olarak %20 ila %30’lik bir paya sahiptirler. C gurubu malzemeler ise kalem sayısı olarak toplam malzeme kalemi sayısının %60’lık bir kısmını oluştururken yıllık kullanım değeri olarak sadece %20 ila %30’lik bir paya sahiptirler.

Yanıt Açıklaması: Personelin, teknolojik donanım eğitimini başarıyla tamamlaması, etkinliğe örnektir. Diğer seçenekler, verimliliğe örnek teşkil ederler.

Yanıt Açıklaması: Sürekli efor statik yükün farklı bir biçimidir ve belirli gücün aynı noktaya uzun süre uygulanması durumudur.

Yanıt Açıklaması: Bilgiye hızlı-kolay erişim ve karar verme sürecindeki yöneticilerin iletişim olanaklarının artması hem karar alma süresini kısaltmakta, hem de kararların doğruluk derecesini arttırmaktadır.

Yanıt Açıklaması: Büro donanımının seçiminde göz önüne alınması gereken donanıma ilişkin faktörlerden arasında gereksinim analizi, uygun aracın belirlenmesi, güvenilirlik, özellikler, esneklik, maliyet, kullanım kolaylığı, sarf ve yardımcı malzemeler, kullanıcı yorumları, standardizasyon ve ergonomi yer alır. Buna göre doğru cevap A şıkkıdır.

Yanıt Açıklaması: Büro gereksinimlerinin analizi: Kapsamlı bir gereksinim analizi, araçların kullanım alanlarının, kullanıcı sayısının, kullanım sıklığının ve üretilecek belgelerin türlerinin belirlenmesine yardımcı olacaktır. Yeni büro aracını almadan önce onun neden alındığının açıklığa kavuşmuş olması gereklidir.

Yanıt Açıklaması: Erişilebilirlik, her insanın gündelik yaşama (ulaşım, eğitim, çalışma, sağlık, eğlence vb.) katılımı sırasında, bina iç mekânlarından kentsel dış mekânlara kadar uzanan yapılaşmış çevreye, hizmet, ürün ve araçlara zorluk çekmeden, herkesle birlikte eşit şekilde erişebilmesini ifade etmektedir

Yanıt Açıklaması: F/M analizi, değişimle sağlanacak fayda ile değişimin maliyetinin karşılaştırılmasına dayanır. Burada “fayda” organizasyona olumlu katkısı olan durumlardır (örnek olarak kâr ve verimlilikte artış, giderlerde azalış, vb.) Maliyet ise organizasyona olumsuz katkısı olan durumlardır (örnek olarak katlanılan harcamalar, istifa eden personel, düşen motivasyon, vb.)

Yanıt Açıklaması: Bürolar için tutulan stoklardaki malzemelerin fiyat, kullanım yeri, elde bulundurmama maliyeti vb. özellikleriyle birbirinden çok farklı olması stok yönetiminde dikkate alınmalıdır. Söz gelimi bir büroda kağıt, kalem, kâğıt tutucu, zımba teli gibi ucuz ve çok sarf edilen malzemeler yanında yazıcı kartuşu, ekran kartı, fotokopi baskı merdanesi gibi pahalı ve seyrek kullanılan malzemeler ve yedek parçalar olacaktır. Bu malzemelerin tümüne eşit düzeyde dikkat gösterilmesi gerekli olmayabilir. Başka bir deyişle stoktaki malzemelere önemleriyle orantılı bir stok politikası izlemek yerinde olacaktır. Doğru yanıt E seçeneğidir.

Yanıt Açıklaması: Organizasyonların büro araçlarını sağlarken satınalma ya da finansal kiralama yollarından hangisine başvuracağı aşağıdaki faktörler yoluyla belirlenecektir: Alınması düşünülen büro aracının teknolojisinin değişme hızı: Eğer teknoloji çok hızlı değişiyorsa, büro aracının finansal kiralama yoluyla alınması daha akıllıca olacaktır. Böylece organizasyon, bürolarda kullanılan araçları daha hızlı yenileyebilir. Büro aracının maliyeti: Eğer alınması düşünülen aracın maliyeti organizasyon için yüksekse, finansal kiralama yöntemi daha elverişlidir. Büro araçlarına bağlanmak zorunda kalınacak fonlar, daha acil harcamalarda kullanılabilir. Finansal kiralama koşulları: Bazı finansal kiralama şirketleri diğerlerine nazaran daha elverişli koşullar sunabilir ki bu da satınalma seçeneğine göre kiralamayı daha elverişli yapacaktır. İş süreçlerinin istikrarı: Alınması düşünülen aracın kullanıldığı iş süreçlerinde önemli ölçüde değişikliklerin yaşanması ihtimali varsa kiralama yöntemi daha elverişlidir. Böylece organizasyon, iş süreçlerindeki değişiklik sonucunda işe yaramaz duruma gelen aracın elden çıkarılmasıyla uğraşmayacaktır. Birim maliyet: Özellikle yüksek hacimli işlerde, her iki seçenek altında birim maliyetlerin uzun dönemde nasıl bir seyir izleyeceği hesaplanabilir ve seçim çıkan duruma göre yapılabilir.

Yanıt Açıklaması: Bilgi sistemi bir organizasyonda bilginin derlenmesi, depolanması ve dağıtılmasına sağlayan sistemdir. Bilgi sistemi içerisinde bilgisayar olması bir gereklilik değildir. Bilgisayarlar icat edilmeden önce de bilgi sistemleri söz konusuydu ve bu tür bilgi sistemlerinde bilgi kaydı el yazısı veya daktilo ile yapılmaktaydı. Bilgisayarların en önemli katkısı işlem hızı ve doğruluğu ile bilgi depolama kapasitesi olmuştur.

Yanıt Açıklaması: A/B/C Sınıflandırma Sistemi büro malzemelerinin yıllık kullanım değerine göre A, B ve C olmak üzere üç kategoride toplanmasını öngörür. A tipi malzeme kalemleri sayı olarak toplam malzeme kalemi sayısının %5’i ile %10’unu oluştururken, yıllık kullanım değeri olarak %60 ila %70’lik bir paya sahiptirler. B kategorisindeki malzemeler ise kalem sayısı olarak toplam malzeme kalemi sayısının ve yıllık kullanım değeri olarak %20 ila %30’lik bir paya sahiptirler. C gurubu malzemeler ise kalem sayısı olarak toplam malzeme kalemi sayısının %60’lık bir kısmını oluştururken yıllık kullanım değeri olarak sadece %20 ila %30’lik bir paya sahiptirler.

Yanıt Açıklaması: Birikimli Travma Bozukluklarına yol açabilecek ortak risk faktörleri olarak iş tekrarı, statik (Durağan) yük ve sürekli efor (güç harcama), ters duruşlar, mekanik temas stresi gösterilmektedir.

Yanıt Açıklaması: Bilgi güvenliğinin “gizlilik (mahremiyet), bütünlük ve kullanıma hazır tutma” olmak üzere üç temel amacı vardır. Doğru yanıt B'dir.

Yanıt Açıklaması: İklimlendirmede bu koşullar her zaman sağlanamıyor olsa da bürolarda ısı düzeyinin 21-230C (Santigrat), nem oranının ise %40-60 düzeyinde bulunması çalışma konforu açısından tercih edilmektedir.

Yanıt Açıklaması: Kimlik avı dolandırıcılığının anlaşılması için şu e-postalara dikkat edilmesi gerekir (Microsoft, 2014): • Alarm veren iletiler ve hesap kapatma tehditleri. • Çok az çaba harcayarak veya hiç çaba harcamayarak para verme vaatleri. • Gerçek olamayacak kadar iyi olan teklifler. • Haberlerde bir doğal afetin yaşandığının belirtilmesinin ardından bir hayır örgütüne bağış talepleri. • Kötü bir gramer ve imla hataları. Doğru yanıt E'dir.

Yanıt Açıklaması: Bir büro için sabit maliyetler hizmet miktarından bağımsız yani, hizmet verilse de verilmese de oluşacak olan giderler olan maaşlar, amortisman giderleri, bakım giderleri, kiralar vb. giderleridir. D şıkkında verilen “kırtasiye giderleri” ise değişken giderlere bir örnektir.

Yanıt Açıklaması: F/M oranı 1'den yüksek olduğu takdirde verimlilikten söz etmek mümkündür.

Yanıt Açıklaması: İnternet sağlayıcısına duyulan güven tek başına bilgi güvenliği için yeterli bir önlem değildir? Doğru yanıt A'dır.